Sjekkliste for skribentar

Korleis skriv du klårt? Her får du hjelp til sjølvhjelp.

BOKMÅL


Målgruppe og føremål

Kven skriv du for? Fagfolk, kollegaer eller «alle andre»?

Om du skriv for «alle»: Prøv å setje deg i staden til mottakaren. Du kan òg be ein som ikkje er fagperson, om å lese teksten før du sender eller publiserer han.

Kva slags bodskap skal du formidle?

Er det eit pålegg, eit avslag eller ei hyggjeleg nyheit? Pass på at tonen i teksten er tilpassa innhaldet. Er tonen passe personleg?

Kva vil du at mottakaren skal vite eller gjere etter å ha lese teksten din?

Vil du at mottakaren skal

  • svare på spørsmål?
  • gi opplysningar?
  • rette ein feil?
  • betale ein sum?

Då må du fortelje det så tydeleg som råd, utan å pakke det inn. Vend deg gjerne direkte til mottakaren.

Døme: Tvangsinnkreving kan unngåast dersom kravet blir betalt innan betalingsfristen. Dersom betaling ikkje skjer innan fristen, vil gjelda bli forsøkt innkravd ved trekk i løn/trygd eller anna utlegg.
Kommentar: Dette dømet er heilt upersonleg. Her er det ingen som gjer noko som helst. Fortel mottakaren klårt og tydeleg kva han/ho skal gjere og om kva konsekvensar det får om han/ho ikkje gjer det.
Forslag til omformulering: Du kan sleppe tvangsinnkreving om du betaler innan fristen. Om du ikkje betaler innan fristen, vil vi forsøkje å krevje inn gjelda ved å trekkje deg i løn eller trygd eller ved å ta pant i noko du eig.

Innhald

Ta med det som er relevant, og stryk det som mottakaren ikkje treng å vite.

Det er ikkje sikkert at mottakaren treng informasjon om det juridiske grunnlaget for t.d. eit vedtak. Det kan vere nok å vise til den aktuelle føresegna og eventuelt leggje ved litt informasjon.

Dersom vedtaket er negativt, treng mottakaren tydeleg informasjon om korleis han/ho skal klage eller søkje på nytt. Dersom vedtaket er positivt og du likevel må ha med informasjon om klagerett, må du skrive dette slik at mottakaren ikkje blir forvirra.

Skriv heller: Søknaden din er innvilga. Dersom det likevel er noko i vedtaket du vil klage på, må du ...

Kom raskt til saka. Skriv det viktigaste først.

Dersom teksten er eit vedtak, skriv du først kva vedtaket går ut på. Dersom teksten er svar på ein søknad, skal mottakaren få klår melding om utfallet: innvilga eller avslått. Grunngivinga bør kome etterpå. Mottakaren skal ikkje måtte lese ein tekst på fleire sider før han/ho får vite resultatet.

Skriv kort. Då sparar du plass, og mottakaren sparar tid.

Avsnitt

Lag ein tydelig struktur og del teksten inn i avsnitt.

Om du deler teksten inn i avsnitt, blir han lettare å lesa. Då kan du òg påverke måten lesaren oppfattar teksten på.

Kommentar: Det er viktig å informere mottakaren om saksgangen og svare på spørsmål om kven, kva og korleis. Underoverskriftene i den nye versjonen av teksten fortel kven som behandlar klager og korleis ein kan klage. Tekstdøme: Nettekst frå SI om tvangsinnkrevjing (pdf).

Lag overskrifter som er i samsvar med innhaldet i avsnitta.

Godt døme: Politiets sider om pass

Tekstdøme: Brosjyre frå tollvesenet om tollkreditt (pdf)

Pass på at setningane i kvart avsnitt heng saman.

Tekstdøme: Nettekst frå HiB om tolkeutdanning (pdf)

Setningar

Ver varsam med bruken av passiv. Fortel kven som gjer kva!

I mange tilfelle kan det vere praktisk å bruke passiv form, t.d. når det er ukjent eller uinteressant kven som gjer noko, slik som i desse døma:

  • Eplet vart ete.
  • Her skal det byggjast eit kjøpesenter.

Men når du veit kven som gjer kva, og dersom du ikkje har nokon god grunn til å skjule det, bør du fortelje det.

Døme 1: Søknad kan ikkje sendast elektronisk.
Kommentar: Kven kan ikkje sende?
Forslag til omformulering: Du kan ikkje sende søknaden elektronisk.

Døme 2: Dette vedtaket kan påklagast.
Kommentar: Kven kan klage?
Forslag til omformulering: Du/de kan klage på dette vedtaket.

Døme 3: Eventuelle brot på regelverket tyder at det må betalast avgifter for køyretøyet.
Kommentar: Kven bryt reglane, og kven betaler?
Forslag til omformulering: Dersom du bryt reglane, må du betale avgifter for køyretøyet.

Døme 4: Det blei fra politiet si side innleidd etterforsking.
Kommentar: Politiet er subjektet. Set politiet på første plass.
Forslag til omformulering: Politiet innleidde etterforsking.

Unngå substantiv­tunge setningar

Slike setningar inneheld gjerne eitt eller fleire substantiv på -ing og eitt eller fleire verb som ikkje har noko eige innhald. Slike setningar gjer teksten tung å lese. Det er betre å bruke konkrete verb.

«Å gjere potetene til gjenstand for langvarig koking» er ikkje noko anna enn å koke potetene lenge. Verbet («koke») gir mykje informasjon om kva setninga handlar om. Brukar du eit konkret verb tidleg i setninga, kjem lesaren lettare til poenget.

Døme 1: Saka vart gjord til gjenstand for drøfting.
Forslag til omformulering: Saka vart drøfta.

Døme 2: Det vart føreteke forkynning av tiltalen.
Kommentar: Verbet føreta har ikkje noko sjølvstendig innhald og kan sløyfast.
Forslag til omformulering: Tiltalen vart forkynt.

Døme 3: Det er føreteke ei standardheving. Det er òg utført måling av innvendige overflater.
Kommentar: Verbet føreta og utføre har ikkje noko sjølvstendig innhald og kan sløyfast.
Forslag til omformulering: Standarden er heva, og innvendige overflater er måla.

Døme 4: Det bør skje ei innskjerping av dagens dispensasjonspraksis.
Kommentar: Verbet skje har ikkje noko sjølvstendig innhald og kan sløyfast.
Forslag til omformulering: Dagens dispensasjons­praksis bør skjerpast inn.

Ver varsam med ved + substantiv.

I upersonlege setningar med ved + substantiv på -ing er det ikkje alltid opplagt kven som skal gjere kva. Om du vil at mottakaren skal gjere noko, er det betre å bruke eit konkret verb.

Døme 1: Desse kan fåast ved henvending til næraste regionkontor eller lastast ned frå www.lovdata.no.
Kommentar: Ved henvending til = om du spør / går til / vender deg til / (ofte berre:) (på) den og den staden
Forslag til omformulering: Desse kan du få nærmaste regionkontor. Du kan òg laste dei ned frå www.lovdata.no.

Døme 2: Ved innvilga avdragsordning blir nye betalingsblankettar sende til deg månadleg.
Kommentar: Ved innvilga avdragsordning = om du får innvilga avdragsordning
Forslag til omformulering: Om du får innvilga avdragsordning, får du få tilsendt nye betalingsblankettar kvar månad.

Unngå kompliserte setningar med mange innskot.

For mange innskot kan gjere at mottakaren mistar tråden.

Døme 1: Arkeologirettleiinga tek føre seg dei formelle saksbehandlingsrutinane som etter lov om kulturminner av 9. juni 1978 nr. 50 (kulturminnelova) og forskrift om faglig ansvarsfordeling mv. etter kulturminneloven av 9. februar 1979 med seinare endringar, skal følgjast ved forvaltning av automatisk freda arkeologiske kulturminne og skipsfunn.

Kommentar: Denne setninga er så lang og innfløkt og har så mange innskot at meininga forsvinn på vegen. For mange datoar og detaljar i vanleg tekst gjer teksten svært tunglesen. Dersom du må ha med detaljane, kan du heller ta dei med i ein fotnote.

Forslag til omformulering: Alle som forvaltar automatisk freda arkeologiske kulturminne og skipsfunn, må følgje visse saksbehandlingsrutinar. Denne rettleiinga skildrar desse rutinane, som byggjer på kulturminnelova og forskrift om faglig ansvarsfordeling mv.

Merk at titlar på lover og forskrifter skal skrivast i same målform som lovene og forskriftene, medan kortversjonar av namna følgjer målet elles i teksten.

Døme 2: Etter forskrift 1. juli 2004 nr. 1105 om dyrehelsemessige betingelser for ikke-kommersiell transport av kjæledyr er det, med nokre unntak, krav om at hundar, katter og ilderar som blir innførde frå EU og listeførde tredjeland (lista kan lastast ned over) skal vere vaksinerte mot rabies.

Kommentar: Her er det for mange innskot og for mykje informasjon på éin gong. Hovudpoenget er at kjæledyr som blir importerte, skal vere vaksinerte mot rabies. Datoen og nummeret på forskrifta treng du ikkje ha med dersom teksten er mynta på eit større publikum. Eventuelt kan du setje inn ein fotnote.

Forslag til omformulering: Forskrift om dyrehelsemessige betingelser for ikke-kommersiell transport av kjæledyr krev at hundar, kattar og ilderar som blir innførde frå EU og listeførde tredjeland, skal vere vaksinerte mot rabies. Det finst nokre få unntak frå dette kravet. Lista over tredjeland kan du laste ned. Sjå lenkja ovanfor.

Merk at titlar på lover og forskrifter skal skrivast i same målform som lovene og forskriftene, medan kortversjonar av namna følgjer målet elles i teksten.

Del opp lange setningar.

Lange setningar med mykje informasjon kan kvele bodskapen.

Døme 1: Då lova om røykfrie serveringsstader vart innførd i Noreg, var berre helvta av folket velvillig innstilt, men to år etter sluttar 78 prosent opp om røykjelova, viser undersøkingar frå MMI.
Kommentar: Denne setninga inneheld svært mykje informasjon. Derfor bør ho delast opp.
Forslag til omformulering: Då lova om røykfrie serveringsstader vart innførd i Noreg, var berre helvta av folket velvillig innstilt. Men to år etter sluttar 78 prosent opp om røykelova. Dette viser undersøkingar frå MMI.

Døme 2: Nettstader som oppgir kva for standard som blir brukt, og som held denne standarden, har eit godt grunnlag for tilgjengelegheit og blir òg lettare å finne for søkemotorar.
Kommentar: Dersom du brukar fleire kortare setningar i staden for éi lang, blir det lettare for mottakaren å få med seg alt du skriv.
Forslag til omformulering: Nettstader bør oppgi kva for standard dei bruker, og halde denne standarden. Då blir dei meir tilgjengelege. Dessutan blir nettstaden lettare å finne for søkemotorar.

Pass på at setningsledd som høyrer saman, står nær kvarandre.

Døme 1: Ho fekk ei pakke av dottera si på tre kilo.
Kommentar: Dersom det ikkje var dottera om vog tre kilo, bør setninga skrivast om.
Forslag til omformulering: Ho fekk ei pakke på tre kilo av dottera si.

Døme 2: Martin hadde fått nokre tablettar av ein lege som han hadde ete.
Kommentar: Kva var det Martin hadde ete? Om det ikkje var legen, bør setninga skrivast om.
Forslag til omformulering: Han hadde fått nokre tablettar av ein lege og ete dei opp.

Døme 3: Vi vil ha fleire legar og sjukepleiarar med denne kompetansen på sjukeheim.
Kommentar: Skal legane og sjukepleiarane på sjukeheim? For å klårgjere meininga kan vi setje inn nokre ekstra ord.
Forslag til omformulering: Vi vil at fleire legar og sjukepleiarar med denne kompetansen skal arbeide på sjukeheim.

Døme 4: Du må ha med deg dokumentasjon på det mellombelse opphaldet i køyretøyet.
Kommentar: Er det ikkje litt strengt å krevje dokumentasjon på at nokon mellombels held til i eit køyretøy?
Forslag til omformulering: Dokumentasjon som viser at du held mellombels til i Noreg, bør du ha med deg i køyretøyet.

Gjer det klårt for mottakaren kva eller kven du viser til.

Døme 1: I Troms og Finnmark var det i løpet av det 18. og 19. hundreåret stor innvandring frå Finland. Desse utgjorde 13 % av befolkninga i Finnmark i slutten av hundreåret.
Kommentar: Den første setninga har ikkje noko ord som desse i den andre setninga kan peike tilbake på. Ordet innvandrar må inn i den første setninga for at dei to setningane skal hange saman.
Forslag til omformulering: På 1700- og 1800-talet kom det mange innvandrarar frå Finland til Troms og Finnmark. Dei utgjorde 13 % av befolkninga i Finnmark på slutten av 1800-talet.

Døme 2: Etter at han hadde stått slik i ca. 2 minutt, avfyrte tiltalte eit skot mot bringa på bjørnen medan han stod på to vendt mot han, for å ta livet av han.
Kommentar: Kven står, og kven står kven etter livet?
Forslag til omformulering: Den tiltalte(?) stod slik i ca. to minutt. Så skaut han mot hjartet til bjørnen, som stod på to vendt mot han.

Ord

Spar på orda. Ta bort ord som gjer setninga tyngre og ikkje tilfører meir informasjon. Då blir bodskapen klårare.

Døme 1: Dersom vi ser på statistikken, så ser vi at
Forslag til omformulering: Statistikken viser at …

Døme 2: Etterforskinga av saka må gjennomførast med hurtigheit og grundigheit
Kommentar: Treng vi -heita her?
Forslag til omformulering: Saka må etterforskast raskt og grundig.

Døme 3: I eigenskap av å vere byggherre for ein sjuke- og aldersheim i verneområdet føretok kommunen utfylling av eit vatn i nærleiken.
Kommentar: Treng vi eigenskapar her? Kvifor ikkje seie det med det enklaste ordet?
Forslag til omformulering: Som byggherre for ein sjuke- og aldersheim i verneområdet fylte kommunen ut eit vatn i nærleiken.

Døme 4: Det knyter seg usikkerheit til føresetnadene deira for å adoptere eit barn fra utlandet.
Kommentar: Treng vi å knyte noko her?
Forslag til omformulering: Det er uvisst om dei fyller vilkåra for å adoptere eit barn fra utlandet.

Døme 5: Vi finn derfor ikkje å kunne endre etternamnet ditt.
Kommentar: Finne å + infinitiv er ein unødig omstendeleg uttrykksmåte.
Forslag til omformulering: Vi kan derfor ikkje endre etternamnet ditt.

Unngå «stabling» av hjelpeverb.

Dersom du brukar hjelpeverb (må, skal, vil, bør), bør du unngå opphoping. Oftast er eitt hjelpeverb nok. Skriv heller «er» enn «vil vere» (dersom det ikkje er snakk om framtid eller ønske). Ikkje skriv «vil måtte vere» dersom du kan skrive «må vere». Ikkje skriv «vil kunne vere» dersom du kan skrive «kan vere».

Døme 1: Hunder og katter vil måtte vere ca. 7 månader gamle før dei kan innførast.
Forslag til omformulering: Hunder og katter må vere ca. 7 månader gamle før dei kan innførast.

Døme 2: Dersom du går inn på nettsidene våre, vil du òg kunne finne brosjyrar.
Forslag til omformulering: På nettsidene våre kan du òg finne brosjyrar.

Døme 3: Det vil kunne vere nyttig med dokumentasjon.
Forslag til omformulering: Dokumentasjon kan kome vel med.

Døme 4: vil dokumentasjonen kunne kome til å bli tillagd større betydning.
Forslag til omformulering: kan dokumentasjonen meir å seie.

Bruk heller stutte ord enn lange.

Skriv problem for problemstilling, mål for målsetting, spørsmål for spørsmålsstilling osb.

Døme 1: mål og målsetjing
Kommentar: Ordet målsetjing blir ofte brukt i statlege styringsdokument. Men kva tyder det? Skal vi dømme ut frå dei samanhengane ordet blir brukt i, er det oftast mål skribentane har i tankane. Målsetjing tyder eigentleg ’det å fastsetje et mål som ein skal nå’. Det beste er å skrive at ein når eit mål, ikkje at ein når ei målsetjing.

Døme 2: problem, problemstilling og problematikk
Kommentar: Mange skriv problemstilling og problematikk når dei eigentleg meiner problem. Ei problemstilling er den måten ein presenterer eitt eller fleire problem på når ein ønskjer å diskutere det/dei Problematikk er alle spørsmål som gjeld eit emne. Dersom du meiner problem, skriv problem, ikkje problemstilling eller problematikk.

Forklar ord som du ikkje kan rekne med at mottakaren kjenner, eller lag ei ordliste som er lett å finne fram til.

Ordlister og ordforklaringar
Mange etatar har ordlister på nettsidene sine, og det er fint. Men hugs at slike lister må innehalde forklarande definisjonar, ikkje berre døme på bruk av orda. Bruk godkjende ordbøker og oppslagsverk når de skal lage eigne ordlister.

Døme på god ordforklaring: Prosessfullmektigen er den som representerer en part i sivile saker, vanlegvis ein advokat.

Døme på mangelfull ordforklaring: Tinglysing av dokument skjedde tidlegare ved domstolane, men vart gradvis overført og sentralisert til Statens kartverk i perioden 2004–2007. All tinglysing skjer no ved Statens kartverk.

Kommentar: Her står det ikkje noko om kva tinglysing er, berre kven som gjer jobben. Ei slik «forklaring» er ikkje til hjelp for lesaren.

Forslag til omformulering: Tinglysing er ein offisiell registrering og kunngjering av eit dokument for å gjere det rettsgyldig.

Unngå vage og upresise ord.

Det er lett å gripe til vage og fleirtydige ord dersom vi ikkje er heilt sikre på kva vi sjølv meiner, eller når vi ikkje ønskjer å uttrykkje oss heilt klårt. Men oftast er det lurt å la vere å bruke slike ord.

Vi skal bruke ordet forhold som døme her. Ordet forhold har fleire tydingar.

Døme 1: For Kystverket inneber dette eit aktivt forhold i kystsoneplanlegging i samarbeid med lokale og regionale aktørar.
Kommentar: Kva tyder forhold her? Ut frå samanhengen ser det ut til at det tyder deltaking, men sikre kan vi ikkje vere.
Forslag til omformulering: Dette inneber at Kystverket må delta aktivt i kystsoneplanlegging i samarbeid med lokale og regionale aktørar.

Døme 2: Mangel ved vara føreligg ikkje dersom feilen skuldast forhold ved forbrukaren, til dømes uforsiktig bruk eller dårleg vedlikehald.
Kommentar: Her gjer ordet forhold setninga uklår. Om vi fjernar det og skriv om setninga, blir bodskapen klår.
Forslag til omformulering: Det er ingen mangel ved vara dersom forbrukaren sjølv er opphav til feilen og til dømes ikkje har stelt fint med vara.

Eit anna vagt uttrykk er «i forhold til» eller «i høve til». Dersom du ikkje har tenkt å samanlikne ting, bør du unngå dette uttrykket. Bruk heller ein vanleg preposisjon, t.d. i, med, om, på, til, for, eller uttrykk som «når det gjeld» eller «med tanke på».

Døme 1: Politiet har eit ansvar i forhold til å oppklare saka.
Kommentar:Prøver politiet å fråskrive seg ansvar? Det heiter «ansvar for», ikkje «ansvar i forhold til».
Forslag til omformulering: Politiet har ansvar for å oppklare saka.

Døme 2: Dessverre er det lite vi kan gjere i forhold til dette.
Forslag til omformulering: Dessverre er det lite vi kan gjere med dette.

Døme 3: Det er mange fleire besøkjande i høve til i fjor.
Kommentar: Fleire/mindre i forhold til = fleire/mindre enn. Like mange i forhold til = like mange som.
Forslag til omformulering: Det er mange fleire besøkjande enn (det var) i fjor.

Døme 4: Prosessreglane bør ikkje leggje til rette for ein rettergang som er for vidløftig i høve til den einskilde saka sin karakter.
Kommentar: Ingen ville ha sagt at advokathonorara er for høge i høve til den einskilde persons lommebok. Dei er beint fram for høge for folk.
Forslag til omformulering: Prosessreglane bør ikkje leggje opp til meir omstendeleg rettargang enn saka krev (kvar sak krev).

Teiknsetjing og rettskriving

Pass på teiknsetjinga. Eit teikn frå eller til kan endre meininga.

Ikkje stol på stavekontrollen. Les korrektur eller be ein kollega om å gjere det.

Stavekontrollen er ikkje nok. Dessutan kan han villeie brukarane.

Bruk ordbøker!

 

Sist oppdatert: 18. mars 2015

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter