Reisebrev fra PLAIN-konferansen 2023 – klarspråksrevolusjonen er i gang

AV MELISSA ALARCON

Det er første gang den internasjonale klarspråksorganisasjonen PLAIN (Plain Language Association International) arrangerer en konferanse i Latin-Amerika. Den lokale verten var Observatoriet for klart språk ved Det juridiske fakultetet ved Universitetet i Buenos Aires (UBA) i Argentina. Et av hovedmålene for dette «observatoriet» er å samle og analysere informasjon om utfordringene det juridiske språket kan by på, samt å formidle hvor viktig klart språk er innen dette feltet. En bedre vert kunne vi ikke fått.

Den empatiske myndigheten

Da jeg kom til konferansen den første dagen, forventet jeg å få innsikt i hvordan justissektorene i andre deler av verden arbeider med forbedring av rettssystemet, og hvordan de bruker klart språk eller klart juridisk språk i dette arbeidet. Jeg ønsket også å se om jeg var på rett vei med mine «profesjoner» som klarspråksrådgiver og kommende jurist. Jeg ville se om det var noen interessefelt jeg burde fordype meg mer i enn jeg gjør nå, eller om det var andre ekspertiseområder innenfor juss eller klart språk jeg burde velge.

Mange av foredragene den første dagen hadde overskrifter med ord som «tydelighet», «empati», «effektivitet», «ansvarlighet», «bevissthet», «forståelse», «inkludering», «klarhet» og «rettferdighet». Dette er ord som beskriver konsekvensene av konseptet «klart språk». Det interessante var at ordene alltid var rettet mot myndigheter og forvaltningsorganer som justisvesen, administrasjon, domstoler og andre offentlige organisasjoner.

Dette er institusjoner som jeg forbinder med ord som «byråkrati», «vanskelig», «tungrodd», «langtekkelig», «ekskluderende», «juridisk» og «uforståelig». Det forteller meg at konseptet og skrivestilen «klart språk» er det ultimate verktøyet for å bygge bro fra myndighetene til innbyggerne. Klart språk er verktøyet vi kan bruke til å forandre måten vi ser på myndighetene og forvaltningen på. Se for deg en verden der vi beskriver Nav som inkluderende og empatisk!

Flytende advokatsk

En av hovedforedragsholderne, Michael Blasie fra USA, startet foredraget sitt med å si at han leter etter én person uten juridisk utdannelse som noen gang har forstått «advokatsk». Vi lo høyt, men alvoret tok oss raskt igjen. En annen foredragsholder meddelte at jurist-, dommer- og byråkratstanden har sviktet fullstendig når barn helt ned i seksårsalderen må tyde og tolke alvorlige og viktige vedtaksbrev fra det offentlige for foreldre eller andre voksne. Jeg kunne ikke vært mer enig, for jeg har selv vært et av de innvandrerbarna som måtte forklare, tyde og tolke brev for mine foreldre.

En stor del av foredragsholderne var jurister, dommere, byråkrater og akademikere. Flesteparten av dem kunne fortelle at de er blitt klarspråksentusiaster etter å ha opplevd hvordan deres «uklare» tekster har hatt en negativ konsekvens for mottakerne.

I et av foredragene fortalte en argentinsk advokat at bruken av et juridisk ord i en brosjyre med informasjon om «utkastelse fra boliger» skapte en kø av hjemløse mennesker som trodde at de skulle «deporteres» fra landet. Advokaten sa at det var tungt å ta inn over seg at ett enkelt juridisk ord brukt i en dårlig visuelt utformet brosjyre ble forvekslet med en «deportasjonsordre». Dette viser hvor viktig både klart språk og visuell utforming er i juridiske tekster, uansett om det er informasjonsbrosjyrer eller vedtak fra forvaltningen.

Jeg innså at vi i Norge har akkurat de samme utfordringene og problemstillingene knyttet til uklart juridisk språk og mistillit til myndighetene som i alle andre land, men vi er kommet litt lengre i arbeidet her.

Kunstig intelligens og klart språk

Konferansens andre dag viste seg å bli en spesiell vekker for meg. Jeg tok til meg informasjon, erfaringer, lysark, notater, bilder og eksempler som en svamp. Hvis formålet med konferanser kun er å få faglig påfyll, så fikk jeg det i overflod. Dette var likevel ikke bare faglig påfyll – dette ble min åpenbaring.

Der vi på konferansens første dag hørte mest teori og historier, fikk vi på konferansens andre dag presentert praktiske eksempler i arbeidet med klart juridisk språk. En del av foredragsholderne var fortsatt jurister, dommere og akademikere, men de skilte seg ut fordi de hadde gått bort fra den konservative måten å utøve profesjonen sin på og hadde begitt seg ut på eventyret med Legal Tech og Legal Design – noe vi på norsk kan kalle rettsteknologi og designtenkning i regelverksforvaltning. Flere av foredragene ble nå fremført av jurister som jobbet med grafisk design eller UX-design (utforming med spesiell vekt på brukeropplevelse).

Denne dagen lærte jeg hvordan man kan bruke kunstig intelligens (KI) i arbeidet med klart juridisk språk (både til å forbedre, oversette og kvalitetssikre tekst), og hvordan man kan bruke KI til å oppsummere tekst uten å miste vesentlig informasjon. Mye handlet om spørsmålene man stiller, eller oppdragene man gir KI. Dette er et eget ekspertiseområde man bør lære seg hvis man vil bruke KI i arbeidet sitt.

Jeg lærte hvordan man kan ta i bruk statistikk- og analyseverktøy (også KI) for å analysere dokumenter og se hvilke ord som brukes, hvilke ord som er vanskelige å forstå, hvilke ord man burde bruke osv. Jeg lærte også å bruke et tekstanalyseprogram som viser hvor stor avstand det er mellom hovedformålet til en tekst og argumentene skribenten har brukt i teksten.

(Skjermbilde fra infranodus.com)

Jeg lærte at mennesker ofte ikke nærleser, men skumleser og skanner gjennom tekster. Derfor må vi designe dokumenter med fokus på brukervennlighet og funksjonalitet. Ofte kan ikoner og bilder hjelpe en leser til å stille seg inn på det teksten handler om. Farger skaper stemning, god struktur i dokumentet er en fryd for øyet, leservennlige fonter øker leseferdigheter. Og hvorfor bruker man ikke «bionisk lesing» mer, altså å utheve starten av hvert ord? Det er jo kjent at dette kan øke lesehastigheten, konsentrasjon og ikke minst forståelsen av teksten. Her må jeg få nevne gruppen som fremførte presentasjonen «Legal Design»: Helene Haapio, Tessa Manuello og Sofia Escobar Vallejo. Hvis det er noen dere som leser dette, skal følge eller sjekke ut arbeidet til, så er det disse menneskene.

Kjedsomhet, søvn og sinne

Jeg fikk også innsikt i hvordan visuell utforming og UX-design kan forbedre teknisk vanskelige og juridiske dokumenter som vedtaksbrev, rapporter, håndbøker, dommer og andre juridiske tekster. En grafisk designer viste et bilde av det jeg ville kalt et tradisjonelt, vanlig og kjedelig utdrag fra en kontrakt. Hun spurte oss i salen: «Hvorfor? Hvorfor i all verden vil advokater vise en klient eller kunde et slikt dokument? Et menneske klarer ikke to avsnitt før kjedsomhet, søvn eller sinne slår inn! Og hva gjør søvn med leseforståelsen?»  Vi lo og syntes det var morsomt. Men det er ikke så morsomt å få tilsendt forsikringsvilkår på ti sider som du ikke forstår. Det er direkte tragisk, og det eneste som hindrer oss i å forbedre slike dokumenter, er konservatisme, mangel på kreativitet og frykt for å gjøre «feil».

Selv om en tekst er enkel å lese, betyr det ikke nødvendigvis at den «fungerer» eller får frem budskapet for leseren. Når vi skriver en tekst, skal vi ikke bare tenke på at leseren vår skal finne, forstå og bruke informasjonen, vi skal også tenke på at teksten skal dekke et behov. Jeg hadde ikke tenkt på det på den måten før. Og nå tenker jeg: Hva er det motsatte i så fall? Hvis vi ikke skal dekke et behov hos leseren, hva er poenget med teksten? Ingen åpner et vedtaksbrev bare for gøy. Når vi søker juridisk informasjon, er det selvfølgelig fordi vi har behov for mer eller bedre informasjon om våre rettigheter, plikter eller krav.

Da konferansedagen var over, klarte jeg ikke å tusle sakte hjemover. Til det var jeg altfor oppspilt og inspirert. Jeg dro istedenfor til nasjonalgalleriet Bellas Artes som lå like over veien for Det juridiske fakultetet. Jeg så et maleri av Luis Tomasello som heter «Pintura». Det var så behagelig å se på. Øynene mine hvilte i linjene og fargene. Det var harmoni mellom hva jeg så, hva jeg tenkte, og hva jeg følte.

Det gikk opp for meg at slik burde det føles å få et forståelig brev fra det offentlige. Jeg vil at et vedtaksbrev skal være som et behagelig maleri. Det er i alle fall det som er mitt mål fra nå av: å skape dokumenter som er behagelige for øynene, hjernen og sjelen. Da jeg la meg etter konferansens andre dag, visste jeg at min studieplan og mitt profesjonelle liv var forandret for alltid. Jeg skal nå, i tillegg til å være klarspråksrådgiver og jurist, bli UX-designer. Jeg gledet meg til å se hva konferansens tredje dag hadde å by på.

Tre dager med innsikt og kunnskap

Konferansens siste dag var like fantastisk som de andre. Denne dagen ble det diskutert hvordan man inkluderer grupper som føler seg ekskludert, i en tekst. En dommer som holdt et foredrag, fortalte at han var uenig i at alle juridiske dokumenter skulle «klarspråkes». Han la frem et utdrag fra en av sine dommer, der han viste hvordan han skriver en klar oppsummering av saken, mens resten av dokumentet forblir strengt juridisk. Han mente at denne sjangeren ikke er ment for «hvermannsen», og å forenkle for at alle skal forstå, kan føre til at sjangeren skades. Jeg er for så vidt enig i at dette er en bra måte å håndtere strengt juridiske dokumenter på. Slike dokumenter må beholde sin juridiske presisjon. Men også dommere, jurister og byråkrater fortjener å lese et dokument med litt «farger». At en tekst ikke skal røres, betyr ikke at selve dokumentet trenger å være kjedelig. Eller?

I løpet av de tre dagene konferansen varte, fikk jeg ikke bare den innsikten som jeg lette etter, men også mer kunnskap enn jeg noen gang kunne håpe å få. Jeg fortalte PLAINs president, Joanna Richardson, at jeg ikke ville at dagene skulle ta slutt. Jeg ville fortsette å løpe fra rom til aula til rom og høre om arbeidet med klart språk blant alle de forskjellige menneskene og organisasjonene.

Jeg ville vite mer om Legal Design, Legal Tech og de fantastiske verktøyene vi kan bruke og skape ved hjelp av KI. Jeg ville fortsette å høre om klarspråksarbeidet til alle juristene, dommerne og byråkratene. Jeg ville høre flere triste historier om uklart språk og oppløftende historier om klart språk. Jeg ville se flere før- og etter-eksempler på alle mulige tekster i ulike sjangre for å få flere ideer til hvordan jeg kan gjøre et bedre arbeid som klarspråksrådgiver.

Når jeg skriver disse ordene, er jeg tilbake igjen i Norge etter å ha reist rundt i Argentina og Chile i tre uker. Det er én uke siden jeg kom hjem fra Buenos Aires, og nå som døgnvillheten og «klimaanlegg-forkjølelsen» har sluppet taket, har jeg endelig tid til å sette meg ned og tenke over alt jeg har sett og hørt på PLAIN-konferansen.

Jeg er fortsatt like inspirert til å studere Legal Tech for å forstå mer om dagens og fremtidens teknologi, og ikke minst gleder jeg meg som en unge til å sette meg inn i UX og Legal Design. At klarspråk er fremtiden, er det ingen tvil om, og jeg håper at alle språkkonsulenter og klarspråksrådgivere der ute kvesser fargeblyantene sine og gjør seg klare til extreme makeover av dagens juridiske, offentlige og byråkratiske tekster.

Melissa Alarcon er klarspråksrådgiver og har en bachelorgrad i klarspråk fra Universitetet i Oslo. For tiden studerer hun juss ved samme universitet.