Skriveråd for ulike teksttypar

1 Bodskap

Ha bodskapen klart for deg, elles blir innhaldet garantert uklart for mottakaren. Kva er formålet med brevet? Kven er mottakaren, og kva er stoda? Set deg sjølv i mottakarens stad, og skriv venleg, tydeleg og sakleg nøytralt. Mottakaren skal ikkje vere i tvil om kva som er venta av han eller ho. Først når du har dette klart for deg, kan du byrje å konsentrere deg om oppsett, innhald og språk.

2 Oppsett

Eit godt oppsett gjer at mottakaren raskt kan orientere seg i brevet.

Hovudoverskrift

Gje brevet ein informativ og dekkjande hovudoverskrift slik at mottakaren straks forstår formålet med brevet.

Samandrag

Om brevet er langt, er det lurt å innleie med eit kort samandrag der du fortel kvifor brevet er sendt, kva som eventuelt er vedteke (dersom det er eit vedtaksbrev), og kva mottakaren eventuelt skal eller kan gjere. Seinare kan du argumentere, grunngje og skrive meir utfyllande om sakstilhøvet.

Avsnitt

Lag ein tydeleg struktur, og del brevet inn i avsnitt. Set avsnitta etter kvarandre i ei logisk rekkjefølgje. Om brevet er langt, bør du bruke mellomoverskrifter. Helst bør mellomoverskriftene åleine samanfatte hovudinnhaldet i brevet.

Skal du informere om rettar, kan det løne seg å bruke spørsmål-og-svar-oppsett. Ikkje ver redd for å nytte imperativformer og personlege pronomen. Dei gjer det lettare å få fram kven som skal gjere kva.

Formatering

Bruk helst berre éin skrifttype og éin skriftstorleik, og ver konsekvent når du siterer eller uthevar noko. Ikkje bruk både kursiv og halvfeit skrift. Overskrifter bør setjast med halvfeit skrift utan punktum eller kolon til slutt. Korte sitat bør setjast i hermeteikn, medan lange kan setjast i kursiv.

Les meir om sitatbruk i Statsspråk.

3 Innhald

Kom raskt til saka. Skriv det viktigaste først. Få med alt mottakaren treng å vite, og stryk resten.

Konklusjon

Skriv ein klar konklusjon, til dømes om søknaden er innvilga eller avslått (dersom brevet er svar på ein søknad). Konklusjonen kan gjerne stå først i brevet, anten i eit samandrag eller åleine.

Tilleggsinformasjon

Nokre gonger må vi ha med opplysningar som ikkje er like viktige for alle mottakarar. Det kan vere informasjon om klagerettar eller om aktuelle lovføresegner. Slikt bør stå heilt til slutt. Det bør gå klart fram kvar mottakaren kan finne meir informasjon eller få hjelp.

4 Språk

Eit brev må sjølvsagt også ha korrekt språk. Pass på teiknsetjinga – eit teikn frå eller til kan endre meininga i teksten. Ikkje stol på stavekontrollen, men les korrektur sjølv eller be ein kollega om å gjere det. På nettsidene til Språkrådet kan du slå opp i Bokmålsordboka og Nynorskordboka. Gjer det til ein vane!

Hugs at det ikkje er nok at språket er korrekt. Språket må også vere klart. Då hindrar du mistydingar.

Setningar

Del opp lange setningar. Server informasjonen i passande porsjonar. Bindeord som derfor, altså, dessutan, fordi, dermed og slik hjelper lesaren med å følgje logikken i teksten.

Ord

Forklar vanskelege ord og viktige faguttrykk. Eventuelt kan du vise til ei ordliste. Prøv å unngå gammalmodige og omstendelege ord og uttrykk. Unngå òg vage uttrykk som i forhold til (med mindre du faktisk meiner å samanlikne) og knytt opp mot og moteord som fokus.

Eit lite tips: Spar på orda

på det nåværende tidspunkt = nå
i inneværende år = i år
dette medfører ikke riktighet = dette er feil, dette stemmer ikke

Tenk gjerne klarspråk i interne dokument òg, sidan språket i interne tekstar fort kan setje preg på tekstar som skal ut til eit større publikum.

Bruk tid på å lage gode brevmalar. Det løner seg på lang sikt.

Lesarar på nettet er først og fremst ute etter informasjon. Finn dei ikkje det dei treng, med éin gong, forlèt dei nettstaden.

I nettekstar er det difor særleg viktig å

• skrive kort og poengtert
• fjerne overflødig informasjon
• strukturere teksten i avsnitt
• lage informative og dekkjande overskrifter som set lesaren på sporet
• unngå «stammespråk»

Stikkordet er stikkord. Folk ventar at nettekstar er lettare å skumme enn trykte tekstar. Nøkkelinformasjonen må derfor liggje opp i dagen. Når du skriv for nettet, bør du organisere teksten kring klare nøkkelord eller overskrifter og stykkje opp teksten i lettfordøyelege porsjonar.

Hugs å følgje dei generelle skriveråda.

Når du skriv rapportar, skal du presentere dei dataa som kastar mest lys over problemstillinga og leggje fram tydelege råd og eventuelle konklusjonar. Dersom du vil hindre at rapporten hamnar i ein skuff, bør du dessutan leggje vinn på å lage eit godt samandrag og kanskje til og med freiste å vekkje leselyst.

Nokre statsorgan har definert eigne skriveråd for sjangeren rapportar. Her er skriveråda til Helseøkonomiforvaltninga (HELFO):

Lag eit godt samandrag

• Skriv eit samandrag, som skal stå først i rapporten.
• Bruk tid på samandraget – det er ofte dette som blir lese. Hugs at samandraget skal kunne stå på eigne bein, så tenk igjennom kva du vil ha fram i samandraget slik at målgruppa får med seg dei viktigaste punkta.

Lag ein god struktur

• Ein god struktur er minst like viktig i lange tekstar som i korte. Legg ein plan for korleis du vil byggje opp rapporten, før du set i gang med å skrive. Er de fleire som skriv rapporten saman, er dette ekstra viktig.
• Etter samandraget skal det kome ei innleiing. Innleiinga skal seie noko om kvifor rapporten er laga, og kva han handlar om.
• Få fram den viktigaste informasjonen i byrjinga av kvart kapittel.
  Bruk meiningsberande overskrifter og mellomoverskrifter. Overskrifter og mellomoverskrifter skal gje lesaren ein god peikepinn om kva det einskilde kapittelet eller avsnittet handlar om.
• Rapporten skal byggje opp under konklusjonen. Ver difor kritisk når det gjeld kva som skal vere med av stoff. Det er ikkje sikkert at alt som har kome fram i prosessen, fortener ein plass i rapporten.

Sørg for å få innhaldet og funna godt fram

• Sørg for at alle data er rett tolka.
• Bruk tabellar og figurar for å vise noko viktig i teksten. Tabellane og figurane skal alltid vere lette å tolke og interessante sedde frå perspektivet til lesaren. Kommenter dei i sjølve teksten og sørg for at dei står i samanheng med den teksten dei handlar om.
• Lag korte og beskrivande tekstar som du set over tabellar og figurar. Sei kva temaet er, og gje nøkkelopplysningar som tidsrom og måleining. Det kan for eksempel bli slik: Utgiftsutvikling for fysioterapi, milliardar kroner, årstal, totalt, honorartakst, refusjonstakst.
• Ver tydeleg og eksakt i tolkinga og konklusjonane.
• Ha fugleperspektiv – trekk linjene frå funna.

Forklar sentrale omgrep og presenter eventuelt relevant regelverk

• Definer sentrale og vanskelege omgrep.
• Gje ein kort presentasjon av regelverk som er relevant, dersom det er aktuelt.

Frå undersøkingar veit vi at mange ikkje likar å fylle ut skjema. Dei hoppar gjerne over grafikk og tekst og går rett til dei felta dei skal fylle ut. Difor må tekstane i dei felta som skal fyllast ut, må vera mest mogleg sjølvforklarande. Det er viktig at folk forstår kva dei skal gjera, slik at styresmaktene får dei rette opplysningane.

Hugs at skjema frå sentrale statsorgan skal finnast i to versjonar: nynorsk og bokmål.

I dag er dei fleste papirskjema avløyste av digitale sjølvbeteningsløysingar.

Råd om digitale løysingar

Digitale sjølvbeteningsløysingar må lagast slik at innbyggjarane forstår korleis dei skal brukast. Difor er klart språk avgjerande. KS har sett opp nokre prinsipp for digitale løysingar som gir godt og lesarvenleg språk, same kva designsystem du brukar.

Les meir om språk i digitale tenester.
Sjå rettleiaren til KS.

Råd om skjema

• Lag ein logisk og enkel struktur.
• Lag tydelege overskrifter for kvart tema i skjemaet.
• La det vere luft rundt boksar og tekstar.
• Skriv gode hjelpetekstar.
• Forklar vanskelege ord, eller skriv dei om.
• Ikkje bruk passiv utan grunn, og gje tydelege instruksar, gjerne i imperativ.

Ein fyldigare versjon av teksten nedanfor finn du i brosjyren Råd om språk i statlige stillingsutlysninger (pdf).

1 Overskrift

Hovudoverskrifta er blikkfanget i ei stillingsutlysing.

Overskrifta kan innehalde stillingstittelen:
Rådgjevar i …

Hovudoverskrifta kan òg vere ei heil setning:
Vi søkjer ein rådgjevar i …

Det er òg mogleg å stille eit spørsmål:
Vil du ha ny jobb i …? Vil du vere med og utvikle offentleg sektor?

2 Presentasjon av verksemda

Presentasjonen av den verksemda som lyser ut stillinga, bør vere kort. Tilleggsinformasjon kan søkjarane finne på nettet. Legg gjerne vekt på å skildre den rolla verksemda speler i samfunnet, og forklar korleis søkjaren kan vere eit tilskot til verksemda. Her eller nedanfor (punkt 3 eller 4) bør det stå kvar i organisasjonen stillinga er plassert, kva avdelinga eller seksjonen arbeider med, og kor mange som er tilsette der.

3 Opplysningar om stillinga

Skriv kva slags stilling det gjeld: fast stilling, engasjement, vikariat eller åremål. Skriv når stillinga blir ledig: så snart som mogleg eller frå ein særskild dato. Få med stillingskode og lønsramme.

4 Oppgåver og ansvar

Skriv kva for oppgåver og ansvarsområde som høyrer til stillinga. Ver så konkret som mogleg. Bruk gjerne punktliste.

Ikkje bruk runde og floskelprega formuleringar av dette slaget:
Ønskjer du å bidra til at offentlege tenester blir leverte med aukande grad av presisjon og kvalitet?

Nemn gjerne trekk ved stillinga eller organisasjonen som kan vere spesielt attraktive for dei gode søkjarane.

5 Krav til søkjarane

Skriv kva slags kvalifikasjonar søkjaren må ha, og kva som eventuelt kan telje i staden for manglande kvalifikasjonar.

Skriv gjerne kva slags kvalifikasjonar som kjem vel med sjølv om dei ikkje er sette som krav. Skil tydeleg mellom krav («søkjarane må ha/kunne») og ønske («bør ha/kunne»).

Krava og ønska kan setjast opp i ei punktliste.

Ver konkret og direkte. Skriv heller «du må ha høgare utdanning» enn «det krevst høgare utdanning».

6 Personlege eigenskapar

Personlege eigenskapar kan nemnast etter dei formelle krava, eller dei kan knytast til punktet om arbeidsoppgåver og ansvar.

Hopp gjerne over det sjølvsagde og sky klisjear, her som elles.  

7 Kva kan arbeidsgjevaren tilby

Her bør du få fram det som skil denne verksemda frå andre som konkurrerer om dei same søkjarane. Men ikkje overdriv. Du treng ikkje framheve slikt som er felles for dei fleste verksemder, som til dømes «vi er opptekne av kompetanse og kvalitet».

Under dette punktet er det òg naturleg å fortelje om arbeidsmiljø og pensjonsordningar. Bruk gjerne punktliste.

Ver heller konkret enn å love «unike moglegheiter i ein ansvarsfull og utfordrande jobb».

8 Tilleggsopplysningar om arbeidsvilkåra

Her kan du ta med opplysningar om til dømes arbeidstid og reising.

Skriv heller «du må rekne med å reise ein del» enn «ein del reiseverksemd må påreknast».

9 Generelle opplysninger om arbeid i staten

Her bør du ta med standardformuleringar om at staten legg vekt på mangfald, og at arbeidsgjevaren er ei IA-verksemd (IA: inkluderande arbeidsliv).

10 Søknadsfrist og søkjemåte

Opplys om søknadsfristen (gjerne med feit skrift) og adressa, og fortel korleis søknaden skal sendast: elektronisk eller i papirform. Skriv kva slags dokumentasjon som skal leggjast ved søknaden.

Vend deg direkte til søkjaren. Skriv heller «send søknaden» enn «søknad [skal] sendast».

11 Kontaktinformasjon

Fortel kvar eller hjå kven søkjarane kan få vite meir om stillinga.

Vend deg direkte til søkjaren. Skriv heller «fleire opplysningar kan du få hjå NN» enn «for meir informasjon kan NN kontaktast».

12 Stillingsutlysingar på nynorsk

Offentlege etatar publiserer mange stillingslysingar på nynorsk, og ikkje alt er feilfritt. Vi prøver her å bøte på det med eit uhøgtidleg døme på ei stillingslysing. Meininga er ikkje å vise kva moment som bør vere med, men å formulere lysingstekst på skapleg nynorsk.

Offentlige organer skriver mange høringssvar. Her er noen råd som kan lette skrivearbeidet.   

Forberedelser

Husk at den aktuelle leseren (f.eks. et departement eller direktorat) skal gjennomgå en hel haug med høringssvar. Gjør det enkelt for leseren å få med seg hovedpunktene i høringssvaret. Jo kortere og mer presist du formulerer deg, jo større er muligheten for å få gjennomslag.

Avgrens emnet

Les høringsbrevet nøye. 

• Hva gjelder saken?
• Står det noe i høringsbrevet om hva avsenderen av brevet (f.eks. departementet/direktoratet) ønsker at høringsinstansene skal kommentere spesielt?

Kan forslaget som er på høring, på noen måte berøre andre fagfelt enn ditt eget? Bør andre personer eller seksjoner på din arbeidsplass trekkes inn i skrivearbeidet?

Se for deg leserne

Identifiser leserne og målgruppa ellers før du begynner, og se dem for deg hele tida. Skriv for leserne, ikke for deg selv, kollegene dine eller sjefen.

Hvem er leserne?

I denne sammenhengen kan leserne være f.eks. saksbehandlere i et departement eller et direktorat.

Hva vet leserne fra før?

Sannsynligvis ganske mye. De som har sendt noe til høring, vet og kan mye om emnet fra før. Det er ikke nødvendig å fortelle dem om ting de har greie på.

Hva trenger leserne å bli opplyst om?

Sannsynligvis ganske lite. De trenger å bli opplyst om sider ved saken som de ikke har tenkt på eller lagt for liten vekt på.

Innhold og struktur
 

Ta med bare relevant innhold

Tenk nøye over hva som er nødvendig å ta med av informasjon i høringssvaret. Du trenger ikke å legge ut om fakta og forskning som leserne kjenner til. Du trenger heller ikke å greie ut om det som er allment kjent.

Eksempel: Hvis mottakeren er Utdanningsdirektoratet, trenger du ikke å fortelle hvor mange skoler det er i Norge.

Hold deg til saken

Ikke trekk inn momenter som ligger utenfor temaet. Faller du for fristelsen til å ta med mye tilleggsstoff, kan hovedpoenget drukne.

Vær bevisst på sjangeren

Vær saklig og nøktern. Ikke bruk argumenter og virkemidler som hører hjemme i andre sjangre, f.eks. debattinnlegg. Selv om du brenner for noe, og selv om du har mye på hjertet: Spar hjertesakene til en annen sammenheng. 

Formuler konkrete forslag

Det er ikke leserens oppgave å trekke konklusjonene, det er skribentens.

Gjør det derfor tydelig hva din virksomhet mener og foreslår. Formuler konkrete forslag, gjerne først i avsnittet, og kom deretter med begrunnelse/utdyping.

Hvis dere har flere forslag: Sørg for mest mulig like eller lett sammenlignbare formuleringer.

Struktur

 

Språk og struktur henger sammen. Husk at ryddig og oversiktlig struktur er like viktig som klart og godt språk. Det er vanskelig å orientere seg i lange høringssvar med sammenhengende brødtekst.

Skriv en innledning der du avgrenser emnet og opplyser hvilke deler av dokumentet/planen/lovforslaget din virksomhet uttaler seg om.

Skriv deretter et kort sammendrag, slik at det tidlig kommer fram hva din virksomhet støtter og ikke støtter, og hva dere ellers har merknader til og/eller forslag om. Det gir bedre oversikt og letter lesingen. Utdypingen kan komme senere i teksten.

Del teksten inn i bolker etter tema. Lag informative mellomoverskrifter til bolkene. Pass på at det er samsvar mellom tekst og mellomoverskrift. Hvis høringssvaret gjelder et lovforslag, kan mellomoverskriftene speile overskriftene i de paragrafene du skriver merknader til.

Lag gjerne arbeidsoverskrifter til hvert avsnitt. Det kan hjelpe deg med å sortere tankene og strukturere teksten. Du kan slette dem etterpå.

Bruk gjerne punktlister i skriveprosessen. Da blir det mindre å rydde opp i til slutt. Hvis du velger å bruke punktlister i den ferdige teksten: Husk å følge reglene for punktlister.

Språkføring
 

Bruk et nøkternt og kjedelig språk

Unngå ordrikt og omstendelig språk. Tørre, knappe og saklig formulerte høringssvar (som ikke legger ekstra arbeid på leserne) gir større mulighet for gjennomslag.

Unngå overpresiseringer, språklige forsterkere og følelsesladede ord. Hvis det framgår av teksten at noe er svært viktig eller svært ille, trenger du ikke tillegg å fortelle det med ord. («Show, not tell.»)

Hvis du har beskrevet en situasjon som enhver opplyst leser forstår er alvorlig, er det unødvendig å presisere at den er (svært) alvorlig. Hvis du har påpekt at det er behov for noe, er det unødvendig å skrive at behovet er «konkret og reelt» eller «høyst reelt».

Vær konsekvent i ordbruken

Ikke bruk flere ulike betegnelser på samme sak (eksempel: organisasjoner, virksomheter, organer, aktører). 

Spar på ordene

Ikke bruk flere ord enn det som trengs for å beskrive et faktum eller presentere et forslag. Ikke bruk lange ord hvis korte duger. 

Unngå gjentakelser

Ikke skriv det samme flere ganger på litt forskjellige måter. Se igjennom teksten og luk ut gjentakelser før du sender den fra deg. Be gjerne en kollega om hjelp.

Sørg for god sammenheng og skikkelig tekstbinding

Pass på at avsnitt og setninger henger godt sammen, slik at leserne klarer å følge resonnementet ditt.

Sørg for klare referanser. Hvis du skriver dette/denne/disse, må det komme klart fram i teksten hva eller hvem du refererer til.

Skriv mest mulig konkret og direkte

Bruk helst enkle og greie verbfraser i stedet for lange fraser med abstrakte substantiv.

Skriv helst ikke slik: 
Utdanningssektoren er ein av dei arenaene der X møter flest utfordringar. Mange av desse utfordringane knyter seg til for låg kjennskap til X.

Skriv heller slik: 
Utdanningssektoren er ein av dei arenaene der X møter flest utfordringar, mest fordi mange i utdanningssektoren har for lite kunnskap om X.

Flere skriveråd

Bruk klare og entydige lovhenvisninger

Bruk samme betegnelse på samme lov/forskrift gjennom hele teksten.

Skill tydelig mellom henvisninger til et lovforslag og henvisninger til gjeldende lov:

• I § 1-7 i gjeldende lov heter det at «...», mens § 1-7 i lovforslaget lyder slik: «...».

Bruk gjerne lenker til aktuelle paragrafer i Lovdata.

Be en kollega om å lese igjennom teksten

Det er lett på se seg blind på egne tekster. Be gjerne en kollega om å lese igjennom teksten før du sender den fra deg. Kollegaen din vil ganske sikkert kunne påpeke ting som du selv ikke har sett.

Lykke til med høringssvaret!