Stavanger kommune: brevarbeid

No image

Stavanger kommune involverer alle avdelingene i klarspråksarbeidet. Det gir både eierskap til klarspråkarbeidet og mer varig effekt. Her kan du lese om arbeidsmetodikken og laste ned før- og etter-brev.

Etter en artikkel skrevet av Kristin H. Walstad, kommunikasjonsrådgiver i Stavanger kommune

Stavanger kommune startet et omfattende klarspråksarbeid i 2012. Så langt omfatter arbeidet disse tiltakene:

  • forbedring av språket i brev og andre viktige dokumenter
  • skriveopplæring for ansatte
  • utarbeiding av skriveverktøy

Språkprosjekter i alle fagavdelinger

Klart språk handler mye om holdninger og språkbevissthet. Vi i Stavanger kommune ser på klarspråksarbeidet vårt som et kulturbyggingsprosjekt. Derfor involverer vi flest mulig ansatte i språkarbeidet.

Som en del av kommunens språksatsing gjennomføres det språkprosjekter i samtlige fagavdelinger. Det foregår slik at hver avdeling oppretter en egen tverrfaglig prosjektgruppe og en referansegruppe innenfor hvert fagområde. Disse to gruppene deltar gjennom hele arbeidsprosessen – fra tekstutvalg til ferdig reviderte tekster.

Avdelingene velger selv ut hvilke tekster som skal bearbeides. Utvalgskriteriene kan være utsendelsesvolum, komplisert tekstinnhold eller tekster vi vet er vanskelige for mottakeren å forstå.

Slik arbeider vi

Trinn 1: Oppstartmøte i prosjektgruppa. Her avklarer vi spørsmål og utfordringer i hver utvalgte tekst (hensikt med teksten, målgruppe, hovedbudskap, hva vi vil at leseren skal gjøre etter å ha lest brevet, hva som har skjedd tidligere i saksgangen, innhold, enkeltformuleringer og rettskriving).

Trinn 2: Prosjektgruppa bearbeider teksten

Trinn 3: Referansegruppa får tilsendt et førsteutkast til endret tekst. Dette førsteutkastet går gjennom en «høringsrunde» i avdelingen før prosjektgruppa får en samlet tilbakemelding på endringene.

Trinn 4: Prosjektgruppa bearbeider teksten på grunnlag av høringsrunden.

Trinn 5: Teksten sendes tilbake for endelig godkjenning i avdelingen.

Prosjektgruppa har også ansvar for at de ferdige tekstene tas i bruk og eventuelt legges inn i aktuelle arkivsystemer.

Gjennom tekstbearbeidingsprosessen har avdelingens ansatte tatt aktivt del i klarspråkarbeidet, og vi har sett hvilke konkrete skriveutfordringer det enkelte fagområdet har. Dermed har vi et godt grunnlag for å skreddersy egne skrivekurs til avdelingene i etterkant, hvor vi blant annet bruker deres egne tekster som eksempler. Alle ansatte, også de som ikke har vært med i prosjektgruppa, deltar på disse (heldags) skrivekursene.

Stavanger kommune mener at denne framgangsmåten - hvor alle avdelingene involveres og læres opp - gir både eierskap til klarspråkarbeidet og mer varig effekt.

I høyremenyen finner du elleve brevmaler i før- og etterversjon.

Andre tiltak

Parallelt med dette gjennomfører vi jevnlig skrivekurs for egne målgrupper, eksempelvis annonseskribenter, saksbehandlere og de som skriver store dokumenter (f.eks. kommunens handlings- og økonomiplan). Vi har laget egne skriveveiledere for saksbehandlere og er nå i gang med en egen veileder for de rundt 500 ansatte som skriver stillingsannonser.

Det er også etablert en permanent tekstgruppe på HR- området som jobber spesielt med tekster for interne målgrupper. Gruppen treffes jevnlig og består av medlemmer fra HMS- avdelingen, Forhandlingsavdelingen, Rekruttering og kompetanse, Arkivavdelingen, Beredskapsavdelingen og Personalavdelingen.

Kommunen har et eget ledelsesprogram for nye ledere (Lederskolen). Klarspråk er en fast del av dette programmet.

Egen språkprofil

Stavanger kommune har også utarbeidet en egen språkprofil i samarbeid med språkkonsulenter. Språkprofilen inneholder regler og retningslinjer for hvordan ansatte skal skrive klart og korrekt, og er utarbeidet etter de samme prinsippene som ligger til grunn for prosjektet Klart språk i staten.

Et omfattende utvalg tekster produsert i kommunen ble samlet inn og lagt til grunn for språkprofilen. På grunnlag av de språklige svakhetene som gikk igjen i disse tekstene, ble det så utarbeidet regler og retningslinjer som skal bedre rettskrivingen og heve den generelle skrivekompetansen blant ansatte.

Språkprofilen er tilgjengelig for hele organisasjonen - både på nett og i papirutgave - og fungerer som basis for alt språkarbeidet vårt. Språklige regler og retningslinjer integreres i skriverutiner og veiledere. Alle ansatte har fått tilbud om kurs i å bruke språkprofilen.

Stavanger har bistått mange andre kommuner med utarbeiding av språkprofiler og hjelp til å komme i gang med eget språkarbeid.

Ta gjerne kontakt med oss. Kontaktinformasjon finner du i høyremargen.

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter