Sjøfartsdirektoratet: språkprofil

Sjøfartsdirektoratet har utarbeidet sin egen språkprofil. Dette er resultatet av et omfattende prosjekt som startet sommeren 2010.

Etter en artikkel skrevet av Sjøfartsdirektoratet.

Formålet med prosjektet var å skape økt bevissthet om hvordan direktoratets ansatte formulerer seg skriftlig. Et klarere språk ville samtidig gjøre direktoratets tekster mer brukervennlige. Som et offentlig tilsynsorgan har Sjøfartsdirektoratet et særlig ansvar for å bruke et språk som blir forstått. Det er viktig for direktoratet at de som mottar et av direktoratets brev, enkelt forstår innholdet.

– Sjøfartsdirektoratet forvalter et omfattende og komplisert regelverk. Målet vårt er å kommunisere enda bedre med brukerne våre, blant annet ved å fatte tydelige og klare enkeltvedtak, sier sjøfartsdirektør Olav Akselsen.

Prosjektet Klart språk i Sjøfartsdirektoratet startet sommeren 2010, da direktoratet fikk midler fra ”Klart språk i staten”. En intern arbeidsgruppe har i samarbeid med et eksternt konsulentfirma utviklet språkprofilen, som ble fulgt opp av kurs for alle ansatte i direktoratet (ca. 300). Språkprofilen har også vært på høring hos samtlige ansatte.

Slik jobbet de

Analyse av brev – hvor ligger svakhetene og forbedringspotensialet?
Konsulentfirmaet gikk igjennom et utvalg av utgående brev. Deretter kom de med forslag om hvordan brev og andre tekster kan gjøres bedre, tydeligere og mer tilgjengelige for leseren. Disse forslagene dannet utgangspunkt for det videre arbeidet med språkprofilen.

Utarbeide språkprofilen ”Sjøfart, så klart!”
Arbeidsgruppa utarbeidet språkprofilen i tett samarbeid med språkkonsulenten. Den la blant annet vekt på å bruke mange eksempler i profilen for å gjøre den til et lett og tilgjengelig verktøy.

En kortversjon av språkprofilen i ”plakatformat” ble delt ut til alle ansatte på direktoratets etatskonferanse i mars. I kortversjonen la direktoratet vekt på noen grunnleggende prinsipper for et klart og godt språk og en god struktur. Et eksempelbrev viste hvordan disse prinsippene skal gjennomføres i praksis. På etatskonferansen ble prosjektet presentert, og Sissel Motzfeldt fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) holdt foredrag om ”Klart språk i staten”.

Veien videre
Neste fase er å sørge for at alle brevmaler, datasystemer og prosedyrer er i samsvar med de prinsippene som språkprofilen bygger på. Direktoretet fastslår at det viktigste likevel er å holde engasjementet hos de ansatte oppe for å unngå at språkprofilen havner nederst i skuffen og ikke blir brukt. Av tiltakene direktoratet foreslår kan kan bidra til slikt engasjement, er blant annet

  • fast språkspalte i internavisen
  • en egen e-postadresse med flere administratorer som kan svare på språkspørsmål
  • språkquiz
  • en gruppe med språkambassadører som kan korrekturlese brev for de som ønsker det.

Språkprofilen ble oppdatert i 2016. Her kan du laste ned den oppdaterte språkprofilen i pdf-format.

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter