Fylkesmennene

I 2008 startet prosjektet «Godt språk hos fylkesmennene». Et av prosjektets konkrete resultater er en språkveileder for fylkesmannsembetene. Veilederen kan hvert enkelt embete laste ned, tilpasse til sine lokale forhold og ta i bruk.

Artikkelen er skrevet av Grete Riise, Fylkesmannen i Hordaland.

Mål for prosjektet

Fylkesmennene vil sikre brukernes

  • rett til å få dokumenter i riktig språk(form): bokmål/nynorsk (samisk)
  • rett til å forstå det som står skrevet
  • rett til å finne det de leter etter

Fylkesmennene vil gjøre det lett for de ansatte å skrive korrekt, enkelt og forståelig ved å

  • utvikle maler og retningslinjer for standardskriv
  • utvikle en veileder for språkbruk hos fylkesmennene
  • øke bevisstheten om språket som arbeidsredskap hos fylkesmennene
  • gjøre språkkvalitet til tema i introduksjonsprogrammer, internopplæring, medarbeidersamtaler osv.

Fylkesmennene ønsker være et eksempel for andre offentlige instanser og gjøre det lettere for andre å skrive godt (kommuner, mediene)

Fylkesmennene vil gjøre språklig kvalitet til et lederansvar og et varemerke.

Et bedre og mer enhetlig språk skal virke sammensveisende og bidra til å samle mange ulike avdelinger til ett embete.

Målgruppe

Samtlige ansatte i alle fylkesmannsembeter, med særlig vekt på embetsledelse og avdelingsledelse.

Organisering

Fylkesmann Kirsti Kolle Grøndahl er leder for styringsgruppa, som ellers består av lederen for Infoforum og prosjektleder Grete Riise.

Det er etablert en prosjektgruppe med disse deltakerne: prosjektleder Grete Riise (Fylkesmannen i Hordaland), Erik Haugen (Fylkesmannen i Hedmark), Kristin D. Holthe (Fylkesmannen i Rogaland) og Åge Tørris Ekker (Fylkesmannen i Sør-Trøndelag).

Innleide språkkonsulenter skal utforme en undersøkelse og kartlegge situasjonen i embetene. Konsulentene må ha kompetanse i både bokmål og nynorsk. Språkkonsulentene er ansvarlige for å presentere resultatet av kartleggingen.

Framdriftsplan

  • Kartlegging av interne rutiner for språkrøkt og overholdelse av målloven: våren 2009
  • Presentasjon av resultatet for fylkesmennene (evt Fylkesmennenes arbeidsutvalg FMAU)
  • Utarbeiding av tiltaksplan og veileder: høsten 2009
  • Gjennomføring av tiltak: 2009 og videre framover.
  • Ny undersøkelse og evaluering: 2010

Bakgrunn: ønsket om et enkelt, korrekt og forståelig språk

Et av de prioriterte arbeidsområdene for 2005 var statlig informasjonspolitikk i fylkesmannsembetene. Konkret ønsket embetene å jobbe med språkpolitikk, plikt- og rettighetsinformasjon, sin aktive informasjon og bruk av kommunikasjonsplaner.

I stortingsmeldingen Mål og meining. Ein heilskapleg norsk språkpolitikk vedgår departementet at det offentlige fortsatt sliter med mye tungt proposisjons- og utgreiingsspråk, innfløkt lovspråk, innforstått fagspråk og akademisk ekspertspråk. Flere av fylkesmannsembetene har jobbet aktivt og målrettet med å gjøre språket bedre de siste årene. Slike satsinger har vært mulige fordi flere embeter har ansatte som kan være ressurser i språkarbeidet.

Vi som arbeider i fylkesmannsembetene har kontakt med svært mange kommuner og innbyggere. Vi skal sikre at innbyggerne får de rettigheter og tjenester de har krav på, og vi skal se til at nasjonal politikk blir gjennomført. Det er viktig at fylkesmennene når fram til mottakeren med innholdet i brev og dokumenter. Derfor må vi som statlig virksomhet være opptatt av å bruke et klart og forståelig språk i vår kommunikasjon. Språkforbedringsarbeidet må ha forankring i ledelsen, og alle ansatte må føle eierskap til arbeidet med klart språk.

Vi har tunge fagavdelinger, og språkbruken er relativt omstendelig og konservativ. I arbeidet bruker vi mange standardbrev, og de har ikke alltid et lesevennlig oppsett. Ofte kommer informasjon som er viktig for brukeren, langt ut i brevet.

Kommunene og andre offentlige instanser siterer oss i sine vedtak, og brevene våre er utgangspunkt for andres saksbehandling. Våre dokumenter brukes i rettsvesenet, mediene siterer oss i sine artikler, og våre dokumenter er tilgjengelige for alle på nettet. Fylkesmennenes språkbruk styrer altså andres bruk av språk. Derfor bør tekstene våre være forståelige og tydelige.

I 1999 påla det daværende Arbeids- og administrasjonsdepartementet alle departementer og underliggende etater å vurdere språket i dokumenter som går til enkeltpersoner, organisasjoner, næringsliv og kommuner. Virksomhetene ble bedt om å sette i verk rutiner for å bedre språket i alle dokumenter til disse målgruppene. Mange slike tiltak skulle sammen gi «et enklere Norge».

Trygdeetaten er den statlige etaten vi kjenner til som mest systematisk har gått gjennom og endret sitt språk. Etter prosessen vil etaten ha en veileder med klare regler for hva som skal stå i brevets overskrift og hvor konklusjon eller vedtak skal stå. Det er også fastsatt en rekkefølge for annen viktig informasjon. Vi i fylkesmannsembetene ønsker at vårt prosjekt skal munne ut i noe tilsvarende, og at vi også skal få etablert en veileder.

Prosjektgruppen for Godt språk hos fylkesmennene

Januar 2009

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter