Brev

No image

Her finner du noen råd om hvordan du kan skrive bedre brev. Til høyre finner du artikler med konkrete eksempler på forbedrede brev.


Hva har du på hjertet, og hvem skriver du for?

Før du skriver noe, må du vite hva du vil med det. Ha budskapet klart for deg, ellers blir det garantert uklart for mottakeren. Dernest: Hvem er mottaker, og hva er stoda? Sett deg i den andres sted og skriv vennlig, tydelig og saklig nøytralt. Mottakeren skal ikke være i tvil om hva som ventes av ham eller henne. Først når du har dette klart for deg, kan du begynne å konsentrere deg om oppsett, innhold og språk.

1 Oppsett

Et godt oppsett gjør at mottakeren raskt kan orientere seg i brevet.

Hovedoverskrift

Gi brevet en informativ og dekkende hovedoverskrift slik at mottakeren umiddelbart forstår formålet med brevet.

Sammendrag

Lange brev kan innledes med et kort sammendrag der du forteller hvorfor brevet er sendt, hva som eventuelt er vedtatt, og hva mottakeren eventuelt skal eller kan gjøre. Siden kan du argumentere, begrunne og skrive mer utfyllende om saksforholdet.

Avsnitt

Lag en tydelig struktur og del teksten inn i avsnitt. Sett avsnittene etter hverandre i en klar, saklig sammenheng. Bruk underoverskrifter i lengre brev. Ideelt sett vil underoverskriftene alene sammenfatte hovedtrekkene i brevet.

Skal du informere om rettigheter, kan det lønne seg å bruke spørsmål-og-svaroppsett. Imperativformer og personlige pronomen er ikke farlige! De gjør det også lettere å få fram hvem som skal gjøre hva.

Eksempel:

Hvilke plikter har du som trygdemottaker?

  • Du har plikt til å...
  • Det betyr at du...
  • Hvis du (ikke)..., så...

Formatering

Bruk helst bare én skrifttype og én skriftstørrelse, og vær konsekvent med uthevingsmåte og sitatform. Ikke bruk kursiv og halvfet skrift oppå hverandre. Overskrifter bør settes med halvfet skrift uten punktum eller kolon til slutt. Korte sitater bør settes i anførselstegn, lange kan settes i kursiv.

2 Innhold

Kom raskt til saken. Skriv det viktigste først. Få med alt mottakeren trenger å vite, og stryk resten. Ikke sett inn mindre relevante eksempler og vurderinger. Korte brev er bra, selv om knapphet ikke er noe mål i seg selv.

Konklusjon

Skriv en klar konklusjon, for eksempel om søknaden er innvilget eller avslått, hvis brevet er svar på en søknad. Konklusjonen kan gjerne stå først i brevet, enten i et sammendrag eller alene.

Tilleggsinformasjon

Noen ganger må vi ha med opplysninger som ikke er like viktige for alle mottakere. Det kan være informasjon om klagemuligheter eller om aktuelle lovbestemmelser. Slikt bør stå helt til slutt. Det bør gå klart fram hvor mottakeren kan finne mer informasjon eller få hjelp.

3 Språk

Et brev må selvsagt også ha korrekt språk. Pass på tegnsettingen – et tegn fra eller til kan endre meningen i teksten. Ikke stol på stavekontrollen, men les korrektur selv eller be en kollega om å gjøre det. På Språkrådets nettsider kan du slå opp i Bokmålsordboka og Nynorskordboka. Gjør det til en vane!

Husk at det ikke er nok at språket er korrekt. Språket må også være klart. Da hindrer du misforståelser, og det offentlige sparer tid og penger på sikt.

Setninger

Del opp lange setninger. Server informasjonen i passende porsjoner. Bindeord som derfor, altså, dessuten, fordi, dermed og slik hjelper leseren med å følge logikken i teksten.

Her er noen flere setningstips:

Bytt ut substantivtunge setninger med verbfraser.
foreta en vurdering ➔ vurdere
innen tre uker fra mottakelsen av dette brev ➔ innen tre uker etter at du fikk dette brevet

Bytt ut passive setninger med aktive.
Det vises til … ➔ Jeg/vi viser til …
Fra bestemmelsen gjengis følgende: … ➔ Fra bestemmelsen gjengir vi følgende: …

Et konkret eksempel:
Nærværende tilfelle omfattes av omtalte unntak, slik at det heller ikke skal betales dokumentavgift i forbindelse med tinglysingen av omtalte skjøte.
➔ Unntaket gjelder for dette tilfellet. Derfor skal du ikke betale dokumentavgift for tinglysingen av det nevnte skjøtet.

Ord

Forklar vanskelig innhold og viktige faguttrykk, begreper, prosesser og prosedyrer. Eventuelt kan du vise til en ordliste. Unngå å bruke abstrakte ord og uttrykk som vedrørende og nedenstående, for så vidt gjelder, beskaffenhet og beføyelse. Unngå også vage uttrykk som i forhold til (med mindre du mener å sammenlikne), knyttet opp mot og ikke minst moteord som fokus og sammensetninger med -messig.

Et lite tips: Spar på ordene

på det nåværende tidspunkt = nå
i inneværende år = i år
dette medfører ikke riktighet = dette er feil, dette stemmer ikke

Tenk gjerne klarspråk i interne dokumenter også. Tekster som skal ut til et større publikum, avspeiler gjerne skriftkulturen på en arbeidsplass, og det er tungvint å praktisere ulike skrivevaner alt etter hvem man skriver til.

Bruk tid på å lage gode brevmaler, det lønner seg i det lange løp.

Artikkelen er trykket i Statsspråk nr. 4/2009 og i boka Klar, men aldri ferdig. En praktisk veileder i klarspråksarbeid.

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter