Kven skriv du til?

AV SIGRID SØRUMGÅRD BOTHEIM

I eit møterom hjå UNE sit seniorrådgjevar Tonje Bruun og kommunikasjonsdirektør Bjørn Lyster saman med lærar Pablo Paulsen, fotballsjef Jan-Ole Jansen og lege Sara Strøm. Dei to fyrste er to av pådrivarane bak UNE sitt klarspråksarbeid. Dei tre siste er pappfigurar som står oppstilte bak sofaen for å minne dei tilsette i UNE om kven som skal forstå tekstane deira, nemleg norsktalande utan juridiske forkunnskapar.

– Det skjedde noko magisk da vi definerte denne målgruppa, og andre strukturelle og språklege spørsmål fall på plass avseg sjølv, fortel Bruun.

– Vil du seia at det å tenkje på målgruppene er viktigare enn oppbygginga av ein tekst? skyt Lyster inn.

– Ja, det eine følgjer det andre. Det blir lettare å byggje ein tekst når du ser for deg kven du skriv til, svarar Bruun.

Vanlege folk må kunna forklare

UNE er klageinstansen for utlendingssaker og statsborgarsaker. Alle saker som hamnar her, har fyrst vore til handsaming hjå Utlendingsdirektoratet (UDI). Det betyr at UNE i stor grad skriv til menneske som ikkje har norsk som morsmål. Men det er for ressurskrevjande for UNE å omsetja vedtaka til mange andre språk. Difor formulerer UNE vedtaka slik at personar i nettverka rundt klagarane kan forstå og forklare kva som står. Støttespelarane kan vera tilsette på asylmottak, norske familiemedlemmer, arbeidsgjevarar, vennar, lærarar eller andre ressurspersonar.

– Dei tre personane vi har visualisert, er realistiske støttespelarar med ulik kunnskap. Legen Sara er oppteken av internasjonale spørsmål og har nok best føresetnader for å forstå det juridiske, medan Pablo har kjent prosessane på kroppen. Fotballsjefen har litt tilfeldig kome borti fleire typar utlendingssaker, og han synest sakene er unødig kompliserte, fortel Bruun.

Tidlegare var det uklart kven som var hovudmålgruppa for vedtaka frå UNE. UNE skreiv med tanke på både klagaren, advokaten, UDI, rettsapparatet, domstolane og eigne kollegaer. Det rådde ein kultur der vedtaka ikkje vart sett på som kommunikasjon, men som dokumentasjon, seier Lyster.

– Formelt sett var alt riktig, men vi tenkte ikkje at nokon særskilde skulle forstå teksten og bruke han til noko. Nå har vi ei heilt anna innstilling.

Viktig å unngå misforståingar

I grunngjevinga for klarspråksprisen 2018 trekte juryen fram UNEs arbeid med målgruppene: «Vinnaren har sikta seg nøye inn på målgruppene sine, oghar gjort seg gode refleksjonar anten dei skriv til advokatar eller mannen i gata.» Juryleiar Audhild Gregoriusdotter Rotevatn seier at UNE har lykkast svært godt med analysane sine.

– Det er viktig å veta kven du snakkar til, det avgjer kva språk du brukar. Når ein fagperson snakkar med ein annan fagperson, vil ho bruke eit anna språk enn når ho snakkar med ein utanforståande.

Rotevatn seier at UNE har forstått at det ofte finst ein uformell part i kommunikasjonen mellom nemnda og klagarane, og innretta seg etter det. Sjølv om dei norsktalande støttespelarane ikkje er mottakarane av vedtaka, er det ofte dei som formidlar innhaldet til den vedtaket gjeld.

– Det er ekstra viktig at det er minst mogleg risiko for misforståingar når det kjem inn ein tredjeperson i kommunikasjonen. UNE unngår juridiske formuleringar så langt det lèt seg gjera, og brukar eit språk det er mogleg å forstå.

Klarspråk svekkjer ikkje presisjonen

Klarspråk har vorte ein naturleg del av arbeidet i UNE, men før det kom så langt, var det ein del motstand mot språkarbeidet. Somme har meint at klarspråk ikkje lèt seg kombinere med den juridiske skrivetradisjonen, og at det vil øydeleggje den juridiske måten å byggje opp eit vedtak på. Difor er Bruun og Lyster glade for at dei har fått positive tilbakemeldingar frå fleire advokatar.

– Vi kan skrive enklare og samtidig halde på den juridiske presisjonen. Når sakene våre har vore oppe for retten, har advokatar sagt at det har vorte enklare for dei òg. Vi har vunne mykje utan å tapa noko, seier Lyster.

UNE opererer i eit komplisert saksfelt og handsamar vanskelege saker. Å bruke eit enklare språk er ikkje det same som å gjera det kompliserte enkelt, held Lyster fram.

– Vi kan ikkje trylle eller jukse, vi kan ikkje gjera det enklare enn det er. Men vi kan alltid prøve å gjera sakene enklare å forstå.

– Samtidig kan vi ikkje gøyme oss bak eit komplisert regelverk. Av og til er essensen enkel, seier Bruun.

Ynskjer seg klarspråk i lovverket

UNE har gjort mykje for å endre språket internt i organisasjonen. Dei har blant anna ei eiga malgruppe som har endra tekstmalane. Nå ynskjer Tonje Bruun og Bjørn Lyster seg litt draghjelp utanfrå.

– Klarspråk bør inn i lov- og forskriftsarbeid.Det er departementa som har ansvar for forskriftene og som føreslår lovtekstar for Stortinget. Dersom fagdepartementa blir betre på klarspråk, vil det vera ei kjempehjelp for oss som jobbar i dei ytre, utøvande instansane.

Lyster og Bruun meiner forslaget til ny forvaltningslov, som inneheld språklege krav, vil vera eit stort framsteg.

– Det vil understreka at klarspråk ikkje er eit valfag.