Klar, men aldri ferdig

Er det mulig å bli kvitt det snirklete byråkratspråket i forvaltningen? Og er det mulig å få mer enn 200 deltakere til et seminar om forståelig fagspråk?

AV ANNIKEN WILLUMSEN

Svaret på begge deler er ja – etter fire år med prosjektet «Klart språk i staten». Frokostseminaret om fagspråk ble arrangert i juni og var det første seminaret etter prosjektperioden. Med full sal på Litteraturhuset i Oslo ble det det mest populære klarspråksseminaret noensinne. Interessen for klarspråk er fortsatt stor, og resultatene fra prosjektperioden viser at det faktisk er mulig å fjerne en del av tåkepraten i forvaltningen.

Skal du ha bilen på kontroll i høst? Nå skriver også Statens vegvesen «EU-kontroll» i stedet for «periodisk kjøretøykontroll».Nå skriver for eksempel Statens vegvesen ikke lenger «periodisk kjøretøykontroll», men «EU-kontroll». Utlendingsdirektoratet har fjernet begrepet «herboende referanseperson» fra sin kommunikasjon og bruker i stedet «den personen du søker familieinnvandring med». Nav har riktignok ikke funnet et godt ord for «arbeidsavklaringspenger», men har jobbet fram en brevstandard som blant annet beskriver hvordan saksbehandlerne skal forklare vanskelige ord. Og på brev fra Statens innkrevingssentral står det nå «Studiegjelden din har økt» i stedet for «Studiegjeld – korrigering av saldo».

Tenk på mottakeren

Vi har vel alle opplevd en eller annen gang å få et brev fra det offentlige med formuleringer som er vanskelige, eller til og med umulige, å forstå. Og hvor frustrerende er ikke det? Dessverre er det mange innbyggere som opplever å få uklar informasjon fra det offentlige. Og det var det prosjektet «Klart språk i staten» fikk i oppdrag å gjøre noe med, ved å skape oppmerksomhet om klarspråk og tilrettelegge for at statlige virksomheter skulle forbedre språket sitt.Prosjektet ble startet opp etter initiativ fra Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD) og har vært et samarbeid mellom Språkrådet og Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Nå er selve prosjektet avsluttet, men samarbeidet mellom Difi og Språkrådet fortsetter, og flere av tiltakene fra prosjektperioden er nå videreført.

Klart språk handler om å sette seg i mottakerens sted når man skriver. Hvem skriver man for? Hva slags informasjon trenger mottakeren (og hva trenger hun ikke)? Og hva skal mottakeren gjøre etter å ha lest teksten? Svært mange offentlige tekster inneholder altfor mye informasjon som ikke er relevant for leseren, uklare formuleringer eller vanskelige ord som ikke blir forklart. 

Men mye har skjedd på fire år, og vi ser nå konkrete resultater fra de virksomhetene som har tatt tak i språket sitt. Når Utlendingsdirektoratet (UDI) før skrev «Din søknad om begjæring om utsatt iverksettelse er ikke tatt til følge», var det ikke så rart at mange mottakere tenkte «Hva betyr dette? Hva må jeg gjøre?» Nå skriver de i stedet «Du får ikke lov til å bli i landet mens vi behandler saken din». Det er et klart, korrekt og brukertilpasset språk som bidrar til at leseren med en gang forstår hva som er vedtaket, og hva hun må gjøre.

Klarspråk lønner seg

UDI er en av mange etater som har jobbet systematisk med språket sitt og nærmest gjennomgått en språkrevolusjon. For dette ble de i 2010 belønnet med Statens klarspråkspris. Denne prisen deles årlig ut av statsråden i FAD til en virksomhet som har gjort en ekstraordinær innsats for å forbedre språket i sin kommunikasjon.

Også Statens vegvesen, som vant Klarspråksprisen i 2012, har oppnådd gode resultater i sitt språkarbeid de siste årene. Da de endret teksten i brevet om EU-kontroll som sendes til 750 000 nordmenn hvert år, fikk de 40 % færre henvendelser om dette temaet. Tiden det tok å lese brevet, gikk dessuten i snitt ned med 40 %. Dette gir også klingende mynt i kassa. Bare på grunn av dette ene brevet har Vegvesenet beregnet at de sparer 1,2 millioner kroner i porto og papir.

Også andre virksomheter har gjennomført målinger for å få kunnskap om i hvor stor grad brukerne har merket endringene. Disse målingene gir, sammen med andre typer dokumentasjon, viktig informasjon til evalueringen av hele prosjektet «Klart språk i staten», som blir presentert i november i år. Målet er å se om tiltakene i prosjektet og i virksomhetene har ført til ønskede og varige endringer i virksomhetene og for innbyggerne.

Men klarspråk handler ikke bare om ordvalg og formuleringer. For å kunne endre måten å skrive på kreves det også en kulturendring, og det er viktig å organisere klarspråksarbeidet slik at endringen fester seg i hele organisasjonen. De virksomhetene som lykkes, har klart å etablere en kultur der språk er viktig, og der det er rom for å bruke tid og ressurser på språket. Tverrfaglig samarbeid og gjensidig forståelse og respekt mellom fagmiljøene står sentralt.

Fortsatt sentral satsing

Dette er riktignok ikke første gang man prøver å få skikk på det statlige språket. Byråkrater har siden 1950-tallet kunnet delta på skrivekurs og følge med på ulike språkkampanjer. Med prosjektet «Klart språk i staten» ble det derimot lagt opp til et større og mer langsiktig arbeid for å rydde opp uklarhetene. Et nytt grep var å forene Språkrådets språkfaglige kompetanse og Difis forvaltnings- og prosjektkompetanse i arbeidet. En midtveisevaluering fra 2011 viser nettopp at det sentrale prosjektet og den brede kompetansen har vært en viktig drivkraft for at mange statlige virksomheter har satt i gang språkarbeid.

Nettopp derfor fortsetter arbeidet med klart språk. Det er viktig å sørge for at de virksomhetene som har startet språkforbedring, får dette etablert som en praksis og ikke faller tilbake til gamle synder. Videre er det et mål å motivere også andre sektorer og virksomheter til å sette i gang med klarspråksarbeid.

En viktig satsing fremover er dessuten det juridiske språket. Erfaringene fra klarspråksarbeidet er at språket i lover og regler påvirker andre tekster fra det offentlige, som brev, skjemaer, veiledninger og nettekster. Fra 2011 ble det derfor satt i gang et eget prosjekt, «Klart lovspråk», som jobber for å bedre språket i lover og regler.

Også internasjonalt er fagfeltet klarspråk i utvikling. Arbeid fra flere land viser at støtte og initiativ fra en sentral myndighet og god organisering og forankring i virksomhetene gir suksess. Erfaringen viser også at arbeidet stopper opp eller får vanskeligere vilkår der sentra­le initiativ har blitt lagt ned.

Vi ser altså at arbeidet med klart språk i staten har kommet godt i gang, og at mange allerede har oppnådd gode resultater. Interessen er fortsatt stor, og stadig flere skjønner hvor viktig arbeidet er. Derfor kan vi ikke gi oss nå, for dette er noe man aldri blir helt ferdig med, slik mange av virksomhetene selv understreker. Eller sagt på en annen måte: Vi er klare, men aldri ferdige.

 

-- Anniken Willumsen er seniorrådgiver i Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og prosjektleder for «Klart språk i staten».

«Klart språk i staten» (2009–2012)

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter