Utlendingsdirektoratet: brev

Den vanskelige oppgaven etter at man har lært seg å tenke som en jurist, er å lære seg hvordan man skal skrive som et menneske. Floyd Adams, amerikansk ytringsfrihetsadvokat

Artikkelen er skrevet av Utlendingsdirektoratet.

I 2008 opprettet Utlendingsdirektoratet (UDI) NYLOV-prosjektet. Prosjektet fikk ansvaret for å tilpasse alle UDIs vedtakstekster til ny utlendingslov og til UDIs nye språkprofil. Språkprofilen inneholder en rekke retningslinjer for skriftspråket i UDI, og prosjektledelsen så at medarbeiderne slet mest med føringene om å bruke aktive formuleringer. Passive formuleringer er ofte utydelige, monotone og tvetydige. Derfor laget vi noen praktiske skriveregler for å gjøre det lettere å bruke et aktivt språk.

Praktiske skriveregler for aktivt språk

1 Begynn aldri en setning med Det er eller Dette er.
Slik presenterer du innholdet som ditt eget, og ikke som en opplest sannhet.

2 Unngå å begynne setninger med Det eller Dette.
Slik unngår du uklarheter om hva det og dette refererer til.

3 Skriv hvem som gjør hva.
Ikke skriv Det bemerkes imidlertid at søknaden må fremmes fra Bangkok. Skriv i stedet: Vi bemerker at søkeren må fremme søknaden fra Bangkok. Eller: Søkeren må søke fra Bangkok, eventuelt Du må søke fra Bangkok.

4 Fjern passiv s.
I setningen Det bemerkes imidlertid at søknaden må fremmes fra Bangkok finner vi passiv s i bemerkes og fremmes.
Skriv om setninger med passiv s uten å bruke bli eller blir, dvs. ikke skriv Det blir imidlertid bemerket at søknaden må bli fremmet fra Bangkok.

5 Ikke skriv man eller en.
Slik unngår du uklarheter om hvem man eller en refererer til, dvs. ikke skriv Man bemerker at søknaden

Poenget med reglene er ikke at du alltid skal følge dem, men å få et bevisst forhold til hvorfor du noen ganger må bryte reglene. Start med å følge reglene slavisk. Slik får du et bevisst forhold til skriftspråket ditt. Til å begynne med vil du nok synes at reglene er uvante, og du vil bruke mer tid på skrivearbeidet enn før. Presisjonsnivået i tekstene dine vil imidlertid raskt bli bedre. Språk og skriftspråk er en vanesak. Les hverandres tekster, vurder dem opp mot reglene og gi hverandre konkrete tilbakemeldinger.

Bedre, men ikke bra nok

Vi brukte disse reglene med hell i NYLOV-prosjektet, og prosjektmedarbeiderne lagde etter hvert gode tekster i tråd med retningslinjene om aktive formuleringer. Det er ingen tvil om at vedtakene våre er mye bedre tilpasset mottakerne nå enn de var før NYLOV-prosjektet.

Allikevel jobber vi i videre med vedtakene for at de skal få et enkelt og brukervennlig språk. Vedtakstekstene blir satt sammen av mange hundre faste tekstelementer som kan settes sammen i ulike kombinasjoner. Og selv om de enkelte tekstelementene er gode, blir ikke nødvendigvis helheten i vedtakene bra.  I det videre arbeidet ser vi på hvilke forbedringer vi kan gjøre i den tekniske løsningen for å sikre at det er god sammenheng mellom de ulike tekstdelene. I tillegg gjennomgår vi malene og favorittekstene i vedtaksløsningen på nytt, for å gjøre strukturen og innholdet enda bedre.

Viktig med kontinuitet

I UDI lå ansvaret for språket i vedtakene i NYLOV-prosjektet. Da prosjektet ble avsluttet, forsvant en viktig arena for denne delen av språkarbeidet. Å sikre et varig godt språk i organisasjonen krever kontinuitet, kompetanseheving, tid til tett oppfølging og ikke minst vilje til å fortelle høyt utdannede mennesker at tekstene de skriver, ikke er gode nok. Kanskje er dette siste punktet er den mest undervurderte hindringen for å lykkes med å få godt og brukervennlig språk i vedtakene.

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter