Mattilsynet: skjemaer

Med støtte fra prosjektet «Klart språk i staten» har Mattilsynet gjennomgått og endret språket i skjemaer og flere maler. 

Etter en artikkel skrevet av Mattilsynet

Arbeidet med klart språk i Mattilsynet ble i hovedsak gjennomført i sammenheng med utviklingen av et nytt fagsystem i Mattilsynet. MATS (MAttilsynet TilsynsSystem) er et verktøy for arbeidsflyt og beslutningstøtte for tilsynspersonell hos Mattilsynet. MATS har også nettbaserte skjemaer for våre brukere som heter Mattilsynets skjematjenester. Utviklingen av selve systemet foregikk fra 2005 til det ble tatt i bruk i juni 2010. Språkprosjektet pågikk parallelt og i etterkant, frem mot 2011.

Med støtte fra klarspråksprosjektet har Mattilsynet gjort en fullstendig gjennomgang av språket i skjematjenesten og noen av dokumentmalene som vi skriver tilsynsrapporten i. Vi ønsket å gjøre språket klarere, mer brukerrettet og mer enhetlig og harmonisert på tvers av fagfelt. Vi har bearbeidet alle tekstene på både bokmål og nynorsk. I tillegg har vi fått støtte til å utarbeide en språkplakat med råd for bedre språkføring i tilsynsrapportene.

Mattilsynets skjematjeneste

Skjematjenesten inneholder 40-50 ulike skjemaer, avhengig av hvordan man teller. Skjemaene retter seg mot alt fra enkeltpersoner som skal ut og reise med kjæledyr, til store internasjonale selskaper. Skjematjenesten er tilgjengelig med pålogging via Altinn. Skjemaene er utviklet av fagpersoner i utviklingsprosjektet i samarbeid med et utviklingsfirma.

Alle overskrifter og ledetekster er gjennomgått. Vi har dessuten jobbet mye med hjelpetekstene i skjematjenesten. 

Vi har tre typer hjelpetekster: generell informasjon om skjemautfylling, informasjon om skjema og felthjelp. Alle disse har fått en kritisk gjennomgang, og mange tekster har blitt omskrevet.

De viktigste prinsippene vi har fulgt, er

  • å skrive hjelpetekster basert på mottakernes behov
  • at hjelpetekster som ikke gir merverdi kan kuttes
  • å erstatte fagterminologi med dagligspråk der det er mulig
  • å harmonisere begrepsbruken

Resultater

Språket i skjematjenesten har blitt mye bedre og klarere. Begrepsbruken er mer harmonisert og forklarende for brukerne. Vi tror brukerne av skjematjenesten nå lettere forstår de ulike valgene de skal gjøre, og det vil igjen gjøre det enklere å rapportere og søke gjennom Mattilsynets skjematjeneste. Det gjenstår å gjøre hjelpetekstene lettere å redigere, slik at vi enkelt kan endre hjelpetekstene ved behov. Per i dag må dette endres i tekniske kodefiler, og vi trenger å få laget et enkelt redigeringsprogram.

Erfaringer

Arbeidsgruppen i MATS-prosjektet har fått et verdifullt grunnlag til å fortsette å lage lett forståelige tekster og ivareta det vi har fått til så langt. Øvrige prosjektmedarbeidere har fått erfaring i å bruke språkkonsulent og har vist stor forståelse for og lojalitet til de endringene som er gjort.

Det er for øvrig viktig med kompetanse flere områder i et slikt språkarbeid. Særlig må god fagkompetanse og juridisk kunnskap kombineres med kompetanse og interesse for klart språk og kommunikasjon.

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter