Mattilsynet: tilsynsrapporter

Mattilsynet har gjennomgått og endret språket i flere rapportmaler og laget en språkplakat for tilsynsrapporter. Her kan du lese mer om arbeidet og laste ned språkplakaten.

Etter en artikkel skrevet av Mattilsynet

Arbeidet med klart språk i Mattilsynet ble i hovedsak gjennomført i sammenheng med utviklingen av et nytt fagsystem i Mattilsynet. MATS (MAttilsynet TilsynsSystem) er et verktøy for arbeidsflyt og beslutningstøtte for tilsynspersonell hos Mattilsynet. MATS har også nettbaserte skjemaer for våre brukere som heter Mattilsynets skjematjenester. Utviklingen av selve systemet foregikk fra 2005 til det ble tatt i bruk i juni 2010. Språkprosjektet pågikk parallelt og i etterkant, frem mot 2011.

Med støtte fra klarspråksprosjektet har Mattilsynet gjort en fullstendig gjennomgang av språket i skjematjenesten og noen av dokumentmalene som vi skriver tilsynsrapporten i. Vi ønsket å gjøre språket klarere, mer brukerrettet og mer enhetlig og harmonisert på tvers av fagfelt. Vi har bearbeidet alle tekstene på både bokmål og nynorsk. I tillegg har vi fått støtte til å utarbeide en språkplakat med råd for bedre språkføring i tilsynsrapportene.

Språket i tilsynsrapportene

Vi har altså gjennomgått språket i noen av dokumentmalene som brukes til å produsere tilsynsrapporter i Mattilsynet.

I MATS flettes brev i en rekke ulike maler ut fra den informasjonen som saksbehandleren velger fra kodeverk og skriver inn i feltene i programmet. Vi har lagt til rette dokumentmaler der saksbehandleren vil være et godt stykke på vei mot en god tilsynsrapport / et godt brev.

Språket i de utvalgte dokumentmalene er gjennomgått både på bokmål og nynorsk for å lage best mulig utgangspunkt for saksbehandlerne. Saksbehandlerne skal ut fra disse flettede malene fullføre brevene med egen tekst, slik at de har et lett forståelig innhold plassert i en hensiktsmessig rekkefølge.

Fast tekst i brev er endret fra passivt til aktivt språk og har henvisninger direkte fra oss til mottaker (bruk av vi og dere) samt mer presise formuleringer. Det er laget en del fast innledningstekst til ulike typer brev og til flere avsnitt i brev for bevisst å gi saksbehandlerne tilstrekkelig følelse av hva slags form eller uttrykk vi ønsker for Mattilsynets brev.

Det er flere typer kodeverk i MATS, både i form av enkeltord og hele setninger. Det siste gjelder bl.a. begrunnelser for valg av virkemidler og faste setninger som flettes inn i brev under gitte omstendigheter, for eksempel hvorfor Mattilsynet gir pålegg, fatter vedtak uten forhåndsvarsel (hastevedtak) eller ilegger tvangsmulkt. Her har vi sett et konkret behov for å gi saksbehandleren kvalitetssikret tekst, for å få budskapet mest mulig tydelig frem, uten bruk av for mange ord.

Språkplakat for tilsynsrapporter

Mens det har vært tilsyns- og fagavdelingene i Mattilsynet som sammen med et språkfirma og et IT-firma har stått bak MATS-prosjektet, har kommunikasjonsstaben vært inne i forbindelse med utarbeidelse av språkplakaten.

Språkplakaten inneholder åtte kortfattede språkråd for Mattilsynets tilsynspersonell, med tanke på bedre tilsynsrapporter i MATS. Vi har latt oss inspirere av blant annet Språkrådets nettsider og UDIs klarspråksbrosjyre.

Språkrådene er trykket på bokmål og nynorsk på en veggplakat i A4-størrelse. Plakaten «Er du klar?» er sendt til alle tilsynsmedarbeidere i landet og kan lastes ned på intranettet til Mattilsynet.

Språkplakat fra Mattilsynet

 

Språtips på intranett

Vi har opprettet et klarspråksområde på intranett med skrivetips og regler for bokmål og nynorsk (og samisk), samt lenker til andre inspirerende og lærerike, relevante nettsteder. Disse sidene vil fortløpende bli utviklet, og de vil bidra til en større språklig bevisstgjøring av hele Mattilsynet.

Resultater

Språket i skjematjenesten har blitt mye bedre og klarere. Begrepsbruken er mer harmonisert og forklarende for brukerne. Vi tror brukerne av skjematjenesten nå lettere forstår de ulike valgene de skal gjøre, og det vil igjen gjøre det enklere å rapportere og søke gjennom Mattilsynets skjematjeneste. Det gjenstår å gjøre hjelpetekstene lettere å redigere, slik at vi enkelt kan endre hjelpetekstene ved behov. Per i dag må dette endres i tekniske kodefiler, og vi trenger å få laget et enkelt redigeringsprogram.

Det har generelt sett vært krevende for tilsynsarbeidere å ta i bruk dokumentmaler i tilsynsarbeidet. Dette skyldes delvis at det er vanskelig å lage gode og feilfrie dokumentmaler som passer for mange ulike situasjoner. Men etter tre-fire år er vi på god vei.  Det har også vært uvant med dokumentmaler for mange av tilsynsmedarbeidere, som var vant til å skrive dokumenter manuelt. En del av de forbedringene som har vært gjort med dokumentmalene har blitt overskygget av disse utfordringene. Men vi mener at det at mange av de faste tekster i utgående brev har blitt bedre. Innhold og form er lik på bokmål og nynorsk.  

Vi har fått mange gode tilbakemeldinger på språkplakaten, skreddersydd med tanke på tilsynsrapporter. Den er observert på veggene på flere kontorplasser – og på toalettet(!).

Erfaringer

Arbeidsgruppen i MATS-prosjektet med arbeidsoppgaver tilknyttet produksjon av tekster har fått et verdifullt grunnlag til å fortsette utvikling av lett forståelige tekster og ivareta det vi har fått til så langt. Øvrige prosjektmedarbeidere har hatt kjennskap til bruk av språkkonsulent, og har vist stor forståelse for og lojalitet til de endringene som er gjort.

Gjennom det ikke ubetydelige arbeidet som nå er gjort, tror vi at bevisstheten rundt klart språk har blitt større blant tilsynsmedarbeidere i Mattilsynet. Men vi har fortsatt en vei å gå.  

Vi har dessuten gode erfaringer med å kombinere språkarbeid og et stort utviklingsprosjekt. Vi tror tidsplanen og mandatet til fagsystemet MATS har hjulpet oss med å implementere språkarbeidet på en god og effektiv måte. Ressursknapphet har dog delvis vært en utfordring, både hva gjelder tid og medarbeidere.

Det er for øvrig viktig med kompetanse flere områder i et slikt språkarbeid. Særlig må god fagkompetanse og juridisk kunnskap kombineres med kompetanse og interesse for klart språk og kommunikasjon.

Andre tilsynsetater vil kunne ha nytte av tips fra Mattilsynets forbedring av dokumentmaler. Vi tror også at vi har bidratt med viktige løsninger når det gjelder tilsynsbegreper og tekstfraser.

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter