Helseøkonomiforvaltningen (HELFO)

No image

HELFO har retningslinjer for brev, vedtak, e-post, nettekster, rapporter, rundskriv og stillingsannonser i sin generelle språkprofil. Her kan du laste den ned og lese om HELFOs klarspråksarbeid.

Etter en artikkel skrevet av HELFO

HELFO forvalter viktige stønadsordninger og tjenester for befolkningen og har ansvar for oppgjør fra folketrygden til behandlere og leverandører. Det innebærer stor kontaktflate med befolkningen og alle landets behandlere både på nett, ved brev og på telefon til HELFOs servicesenter.

Flere språktiltak

Det er et overordnet mål i HELFO at all vår informasjon skal ha et godt, klart språk og brukervennlig innhold og struktur. HELFO har jobbet systematisk med språkarbeid de to siste årene. Med god støtte fra prosjektet «Klart språk i staten» har vi gjennomført flere språktiltak.

Sommeren 2009 fikk HELFO støtte til gjennomføring av to språktiltak. Det ene omfattet forbedring av språk og innhold på HELFOs nye nettsted, www.helfo.no. Det andre var «Forbedring av brevmaler i juridisk avdeling».

Retningslinjer for nettekster

Et klart, korrekt og brukertilpasset språk er et viktig mål og satsingsområde for HELFOs eksterne nettsider, som har over 200 000 unike besøkende per måned. Støtten HELFO fikk, ble blant annet benyttet til kompetansehevingstiltak for de 40 fagpersonene som nylig hadde fått ansvar for informasjon på HELFOs nye nettsted, og til utarbeidelse av språkretningslinjer for tekster på www.helfo.no.

De nye språkretningslinjene for tekster på nettsidene ligger til grunn for språkforbedringsprosjektet på www.helfo.no som ble påbegynt i 2010 og skal fullføres i løpet av 2011. Vi har trykket opp og distribuert veiledningsbrosjyren Slik skriver vi på www.helfo.no. Denne brukes aktivt i gjennomgangen av nettekstene våre. Arbeidet med språkretningslinjer for tekster på www.helfo.no omfattet også avklaringer om navnbruk i HELFO. Vi har nå lik navnstruktur for HELFOs enheter. Organisasjons- og enhetsnavn er i tråd med rettskrivningsreglene.

Forbedring av brevmaler

HELFO fikk også disponere noen rådgivningsressurser fra Språkrådet til støtte for prosjektet «Forbedring av brevmaler i juridisk avdeling». Språkrådets rådgiver bisto blant annet med å kartlegge og stille diagnose på eksisterende brevmaler, og til å holde kurs/kompetansehevingstiltak for saksbehandlere og rådgivere.

Resultatet er bedre brevmaler på flere fagområder i avdelingen og økt bevissthet om betydningen av klart og forståelig språk i brev og annet informasjonsmateriell i HELFO. Erfaringene og kompetansen juridisk avdeling har fått under arbeidet, deles systematisk ved at nøkkelpersoner i arbeidet inviteres til å holde kurs i andre deler av organisasjonen.

Språkprofil

Gjennom de nevnte tiltakene ble det avdekket behov for språklige avklaringer, noe etablering av en språkprofil kunne løse. Språkarbeidet viste at vi blant annet manglet retningslinjer for tiltaleform, målform, sitat av lovtekster, signaturer og mye annet.

HELFO har fått støtte fra «Klart språk i staten» og er nå i gang med å etablere en språkprofil. Vi har satt sammen en arbeidsgruppe med deltagere fra alle enheter i organisasjonen. Arbeidsgruppen er satt sammen av medarbeidere som er språkinteresserte eller har utdannelse innen språk. Alt dette sikrer god jobbing i prosjektet.

I tillegg har vi engasjert firmaet Arkitekst som vil gi oss arbeidsstøtte, sikre god kvalitet på arbeidet og god framdrift i prosjektet. Arbeidet er planlagt sluttført i oktober 2011.

Arbeidsgruppen skal også foreslå interne tiltak ved implementeringen av profilen.

[Våren 2012 ble språkprofilen lagt ut her på www.klarspråk.no. Språkprofilen er generell, men inneholder også retningslinjer for brev, vedtak, e-post, nettekster, rapporter, rundskriv og stillingsannonser. Du kan laste ned språkprofilen i bokmåls- og nynorskversjon fra høyremargen. Red.anm.]

Erfaringer så langt

For å få gjennomført språkprosjekter er det avgjørende at de er solid forankret i ledelsen. Denne forankringen sikrer at det blir satt av tilstrekkelige ressurser til arbeidet. Vi har erfart at jobbing med brev og brevmaler tar tid.

Det er også viktig at alle enhetene i organisasjonen er involvert og at arbeidsgruppene er bredt sammensatt. I arbeidet med språkprofilen har vi med både saksbehandlere, seksjonssjef, jurist, kommunikasjonsmedarbeidere og en representant fra servicesenteret vårt.

Tiltakene vi har gjennomført, har skapt entusiasme for språkarbeid i organisasjonen. De har også lagt et godt grunnlag for forbedring av nettekster og utvikling av nye brukervennlige brevmaler som skal erstatte de gamle i vårt nye saksbehandlingssystem, som nå er under utvikling.

HELFO er ikke i mål – men vi er på vei.

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter