10 Evaluer og dokumenter resultater

Ved å evaluere prosjektet får du verdifull kunnskap om hvorvidt de oppsatte målene er nådd, og hvordan du kan gjøre det bedre neste gang. Dessuten skaffer du deg erfaringer som kan overføres til andre typer prosjekter.

[Teksten på nynorsk]

Alle som ønsker å sette i gang et klarspråksprosjekt, bør tidlig tenke igjennom hvilke effekter de ønsker at prosjektet skal få, og hvordan de skal evaluere resultatene.

Det å kunne påvise konkrete resultater, for eksempel innsparinger etter at et klarspråksprosjekt er gjennomført, gir tunge argumenter for å fortsette språkforbedringsarbeidet. For å kunne dokumentere resultater må man i utgangspunktet ha dokumentert og analysert førsituasjonen godt.

Her er noen tips om hva man kan undersøke for å måle resultater:

  • henvendelser og tilbakemeldinger til kunde- eller servicesenteret
  • saksbehandlingstiden som knytter seg til enkelte brev og skjemaer
  • responsen på brev som krever at mottaker svarer, feilutfyllinger av skjemaer osv.
  • klagestatistikken
  • nettstatistikkene, antall besøk, hvor lang tid leserne bruker på en nettside, og frafallsprosenten
  • bruker- og tilfredshetsundersøkelser
  • fokusgruppetester av tekster før og etter prosjektet
  • medarbeiderundersøkelser
  • kartlegginger av språkbruken før og etter prosjektet, gjerne utført av eksterne konsulenter

For at det skal være mulig å evaluere prosjektet eller resultatet, bør du formulere målene på forhånd slik at du har noe å vurdere resultatene imot. Målene bør være beskrevet i prosjektplanen og være konkrete og realistiske. Derfor er det viktig å planlegge evalueringen allerede fra begynnelsen.

Effektkjeden

Modellen ovenfor – effektkjeden– viser sammenhengen mellom innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester og effekter i et klarspråksprosjekt. Det er mulig å sette opp mål for ulike deler av kjeden og evaluere resultatene separat. Noen ganger kan det være lærerikt å evaluere innsatsfaktorene ved å rette søkelyset mot planleggingen, organiseringen og selve gjennomføringen av prosjektet. Andre ganger er det mer interessant å finne ut hvilke effekter prosjektet har hatt for samfunnet og brukerne. Er flere blitt mer fornøyde med språket i brev og skjemaer? Mottar virksomheten færre feilutfylte skjemaer? En generell utfordring er at jo lenger ut i effektkjeden man måler, desto vanskeligere blir det å finne effekter som klart og entydig kan identifiseres som et resultat av prosjektet.

Reglementet for økonomistyring i staten krever at alle virksomheter skal gjennomføre evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvars- og aktivitetsområde. Du kan lese mer om evaluering på nettstedet til Senter for statlig økonomistyring, www.sfso.no, og nettstedet til Direktoratet for forvaltning og IKT, www.difi.no.

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter