Skjemaer

No image

Med gode og brukervennlige skjemaer kan både myndighetene og publikum spare tid og unngå unødig frustrasjon. Her finner du noen skjemaråd. Til høyre finner du artikler om skjemaarbeid og eksempler på forbedrede skjemaer.

Mange miljøer, både i Norge og andre land, sitter på store kunnskaper om utfylleratferd og om gode tekniske, strukturelle og språklige løsninger for skjemaer. Her får du noen råd om skjemautforming og litt informasjon om hvor du kan lese mer.

Hvordan forholder vi oss til skjemaer?

For å lage skjemaer som virker slik de skal, må man ha kunnskap om hvordan skjemaene oppfattes av dem som skal fylle dem ut. I foregangsland som USA, Canada og Australia er det gjort en del undersøkelser av brukeratferd på dette området og av hva man kan oppnå ved å kombinere klart språk og brukervennlig grafisk utforming.

Kanadiske undersøkelser (1) viser blant annet følgende om hvordan vi som utfyllere forholder oss til skjemaer:

Vi liker ikke å fylle ut skjemaer.

  • Vi opplever det som ubehagelig når et skjema ser vanskelig eller tettpakket ut.
  • Vi har ikke noe imot å fylle ut lengre skjemaer hvis de ikke ser så kompliserte ut.
  • Vi lar blikket gli over grafikk og tekst og går rett til de feltene som skal fylles ut.
  • Vi vil begynne å fylle ut med det samme og ønsker ikke å bruke tid på å lese veiledning og instrukser.
  • Vi spør ikke om hjelp før vi står helt fast.

Bildet nyanseres av Caroline Jarrett og Gerry Gaffney i boken Forms that Work (2), der de slår fast at vi forholder oss ulikt til ulike typer skjemaer. De fleste av oss har erfaring både med skjemaer vi leser grundig, for eksempel selvangivelsen, og med skjemaer vi raser igjennom, for eksempel invitasjoner til å motta nyhetsbrev.

Hvordan lage gode skjemaer?

Ut fra det vi vet om brukeratferd og språklige virkemidler, og ut fra vanlig, sunn fornuft kan vi slå fast at

  • skjemaer bør ha en så logisk og enkel struktur som mulig
  • bokser og tekst bør ha luft rundt seg
  • språket bør være direkte, entydig og klart
  • nøkkelinformasjon, f.eks. om saksgangen, fristene og hvem som skal fylle ut skjemaet, bør samles og presenteres tydelig og tidlig, før selve utfyllingsdelen
  • skjemaer godt kan være på mange sider hvis de bare har en logisk, selvforklarende struktur og ser overkommelige ut

Sally McBeth, daglig leder i det kanadiske konsulentfirmaet Clear Language and Design og rådgiver for store offentlige etater i Canada, har definert følgende mønsterpraksis for utarbeiding av skjemaer: (3)

  • 1 Sett deg i utfyllerens sted og forsøk å forutse hvordan han eller hun vil reagere. Utform teksten i tråd med hva du tror utfylleren ville gjort, tenkt eller spurt seg selv om.
  • 2 Konsentrer deg først og fremst om hva utfylleren har behov for, ikke om hva du selv har behov for.
  • 3 Velg entydige, presise ord og alternativer som utelukker hverandre. Vær konsekvent når du bruker begreper. Definer gjerne nøkkelord tidlig i dokumentet.
  • 4 Forklar gjerne komplekse saksforhold ved hjelp av grafikk.
  • 5 Tenk deg en mottaker som har et visst leseforståelsesnivå, for eksempel en ungdomsskoleelev, og hold fast ved det.
  • 6 Lag veiledningstekster med mottakervennlig struktur og setningsoppbygning. Velg ord som mottakergruppen forstår.
  • 7 Del opp sammensatte spørsmål.

Husk at alle statens skjemaer og veiledninger skal finnes i begge målformer.

Hvor finner jeg mer informasjon?

Statistisk sentralbyrå (SSB) har utviklet disse produktene, som kan være nyttige for alle som skal utforme skjemaer:

  • Ti tips for skjemasnekkere, der de fleste rådene kan brukes av enhver som skal utforme et skjema. Tipsene er utformet som lenker på SSBs nettsted med mer detaljerte råd under hvert hovedtips.
  • Råd for utvikling og utforming av webskjema, SSB-håndbok 81
  • Retningslinjer for visuell utforming av spørreskjema, SSB-håndbok 88

Alle publikasjonene finnes på www.ssb.no.

  • ELMER er retningslinjer for brukergrensesnitt i offentlige skjemaer på Internett. I henhold til regjeringens handlingsplan Elektroniske tjenester til næringslivet av 2007 (4) skal ELMER-retningslinjene «sikre at offentlige elektroniske skjemaer blir utviklet på en enhetlig og brukervennlig måte, slik at nettløsningene oppleves som mer brukervennlige enn de gamle papirskjemaene. Ved å følge gode pedagogiske prinsipper kan elektroniske skjemaer også sikre bedre oppgaveforståelse, bedre kontroll av data før innsending og dermed bedre svarkvalitet og mer effektiv saksbehandling hos den myndigheten som skal bruke svarene».
    Les mer på www.elmer.no.
  • Caroline Jarrett og Gerry Gaffney: Forms that Work – Designing Web Forms for Usability. Morgan Kaufmann Publishers 2009, ISBN 978-1-55860-710-1
  • Tor Nygaard: Skjemavett på Internett – veileder til ELMER og andre tips om brukervennlig skjermdialog. Kommuneforlaget 2007, ISBN 978-82-446-152-7
  • Statsspråk 2/2008: På plakaten: Forenkling av skjema. Språkrådet

____________________________________________

Fotnoter

(1) SallyMcBeth: Presentasjonen The tools of our trade: a wholistic approach to assessing, PLAIN 2009, Sydney, Australia.

(2) Caroline Jarrett/Gerry Gaffney: Forms that Work – Designing Web Forms for Usability. Morgan Kaufmann Publishers 2009.

(3) Sally McBeth: Presentasjonen The tools of our trade: a wholistic approach to assessing, PLAIN 2009, Sydney, Australia.

(4) Nærings- og handelsdepartementet 2007.

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter