Høringsnotat i klarspråk sparte både mottakere og avsender for tid

No image

Da BLD brukte språkverksteder som metode for å forbedre språket i et høringsnotat, fikk departementet tydeligere tilbakemeldinger fra leserne. En undersøkelse blant leserne av høringsnotatet viste at de opplevde tonen som mer åpen og inkluderende enn før. Den viste også at klart språk ikke gjorde høringsnotatet mindre juridisk presist.

Artikkelen er skrevet av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet.

Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD) ønsket å gjennomføre en undersøkelse blant lesere av et høringsnotat som var bearbeidet i et klarspråksverksted. Ville høringsnotatet i klarspråk gi en merverdi sammenliknet med de høringsnotatene departementet vanligvis skrev? Ville departementet få inn flere uttalelser? Og ville disse også være klarere utformet? Disse spørsmålene ønsket BLD blant annet å få svar på.

Undersøkelsen ble gjennomført av analyseselskapet Opinion Perduco vinteren 2012, og det ble brukt kvalitative intervjuer. Følgende type organisasjoner stilte opp med hver sin representant: arbeidstakerorganisasjon, studentdrevet organisasjon, landsdekkende interesseorganisasjon, mindre forening og ombud/nemd. Respondentene hadde ulik grad av kompetanse, erfaring og ressurser til å besvare høringer.

Hva er et språkverksted?

Hovedtanken bak metoden med språkverksteder er å sette tverrfaglig samarbeid i system. Jurister, fageksperter og språkeksperter jobber med samme tekstutkast over en periode og diskuterer seg fram til løsninger som både ivaretar presisjon og språklig klarhet.

I BLD har metoden i språkverkstedet utviklet seg underveis, fra å være en ren tekstgjennomgang etter at en tekst er skrevet, til en analyse av mål, målgruppe og tekst før selve skrivingen. Denne måten å arbeide med klarspråk på bygger på erfaringen om at utformingen av teksten bør integreres med innholdsanalysen. Som oftest er det flere forfattere om en tekst, og de skal være bevisst på tekstens mål og målgruppe før teksten utformes. Erfaringene er at det både er motiverende og effektivt å jobbe med en tekst på denne måten.

Resultater og effekter av det nye høringsnotatet

Undersøkelsen blant leserne av høringsnotatet viste flere tydelige og sammenfallende funn uansett hvilken type organisasjon respondentene tilhørte. Dette ga BLD trygghet i at svarene hadde en viss overføringsverdi utover de fem høringsinstansene som ble spurt.

Høringsinstansene oppfattet tydelig at notatet hadde vært gjenstand for et klarspråksarbeid. Notatet hadde en struktur og et språk som hjalp mottakeren til å ta stilling til forslagene. Samtlige deltakere opplevde at høringsnotatet var tilgjengelig og forståelig.

Det som ble oppfattet som det tydeligste nybrottsarbeidet, var hvordan BLD synliggjorde og presiserte hva som var deres bestilling til høringsinstansene. Samtidig var notatets struktur og språk slik at det effektiviserte og lettet lesingen.

Hva ble oppfattet som nytt ved høringsnotatet?

De viktigste nyskapningene mente høringsinstansene var at notatet hadde

  • en ryddig innholdsliste som ga en god veiledning til notatet
  • et første punkt som sammenfattet forslaget, og et neste punkt som gjorde rede for departementets bestilling til høringsinstansene
  • gjeldende regelverk plassert i vedlegg
  • kortere avsnitt og flere mellomtitler
  • eksempler i begrunnelsen for forslaget
  • gode henvisninger og referanser

Høringsinstansene opplevde at det juridiske innholdet i høringsnotatet var greit tilgjengelig. Ingen oppfattet at klarspråk hadde gått på bekostning av juridisk presisjon, eller omvendt. Det var enkelt å få oversikt over og gjøre seg opp en mening om det politiske innholdet i notatet, uten å bli forstyrret av uforståelig juss. Dette skyldtes langt på vei at gjeldende regelverk var plassert i et vedlegg.

Notatet var skrevet i et aktivt og lettfattelig språk som vekslet mellom å forklare og begrunne. De fleste steder var det brukt formuleringer som «BLD mener» og «Vi ønsker tilbakemelding på». Formen var direkte og hadde en tydelig avsender og adressat. Leseren følte seg «sett». Samtidig var det noen som mente at notatet fremdeles hadde noen «lommer av kansellistil» eller språklige stilbrudd. Det var også noen begreper og formuleringer i notatet som tilslørte og skapte distanse.

Kapitteloverskriftene var formulert som spørsmål, og dette ufarliggjorde og ga leseren en viktig veiledning dersom han eller hun satt med nettopp disse spørsmålene selv.

Hva oppfattet BLD som mest nyttig med høringsnotatet?

BLD erfarte at det å legge vekt på å utarbeide et høringsnotat i klart språk, ga flere rett-på-sak-høringssvar. Høringssvarene var tydeligvis blitt smittet av klarspråket i høringsnotatet, og den gode strukturen i høringsnotatet hjalp mottakerne å være strukturerte tilbake i sine svar. Det hjalp BLD når de i neste omgang skulle vurdere høringssvarene.

Hva var avgjørende for at BLD lyktes med høringsnotatet?

BLD har siden mai 2010 arbeidet med klarspråk. Et viktig mål har vært å etablere varige strukturer og arbeidsmetoder for å ivareta klarspråk i organisasjonen. Språkverkstedene er eksempel på en arbeidsmetode som departementet har videreført permanent. Målet er at alle større tekster skal behandles i et språkverksted drevet av den interne språktjenesten. 

Den interne språktjenesten i BLD består av en fagdirektør som tilbyr introduksjon til klarspråk i både kurs og språkverksteder. Klarspråk er et eget, obligatorisk emne i BLDs interne opplæringsprogram, Byråkratskolen, som alle nyansatte får. Alle ansatte får også tilbud om retorikk- og skrivekurs.

Ledernes innsats og oppmerksomhet om klarspråk er den viktigste innsatsfaktoren for å holde bevisstheten oppe. Et politisk ønske om klarspråk er også avgjørende. Kurs og klarspråksverksted er viktig for kompetansehevingen. I 2014 vant BLD Klarspråksprisen, og i starten av 2016 har BLD informasjonsmøte der ansatte får en ny og revidert utgave av språkprofilen. Vi ser det fremdeles er behov for klarspråk.

Hva lærte BLD av evalueringen?

Klarspråk i høringsnotater kan være demokratiserende på minst to måter:

  1. Terskelen blir lavere for å avgi svar.
  2. Det er enklere for høringsinstansene å spre høringen eller sitt svar til foreninger under seg.

Et høringsnotat som er preget av klarspråk, vil kunne smitte over på høringsinstansene. Klarspråk avler klarspråk, og en god struktur hjelper mottaker med å være tydelig og strukturert i sitt svar. På den måten virker klarspråk effektiviserende både for mottaker og avsender. Behovet for klarspråk vil være enda mer prekært i mer kontroversielle og store høringer med mer komplekse utfall.

BLD fikk også konstatert at klarspråk ikke behøver å gå på bekostning av juridisk presisjon eller omvendt.

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter