Språkundersøkelse hos Fylkesmannen i Finnmark 2010

Hos Fylkesmannen i Finnmark skriver vi passivt og formelt. Vi bruker vanskelige ord og liker lange setninger. Vi elsker henvisninger til paragrafer, stortingsmeldinger og rundskriv, og vi har lett for å glemme at innholdet i brevene vi skriver, ikke er kjent stoff for mottakerne. Dette vil vi endre på.

Av Anna Solvoll Rognmo, kommunikasjonsrådgiver hos Fylkesmannen i Finnmark

Ett av våpnene vi vil utvikle, er et skreddersydd klarspråkskurs for nyansatte. Målet er å ta knekken på det uklare språket så tidlig som mulig, men først:

Fylkesmennene jobber innenfor mange ulike fagfelt, og de ansatte ved embetene er ulike fagfolk. For å forsikre oss om at språkkurset vil gi utbytte uavhengig av avdeling og arbeidsoppgaver, gjennomførte vi vinteren 2010 en språkundersøkelse ved embetet. Språkkurset er ikke ferdig ennå, men resultatene fra undersøkelsen er klare, og de har gitt oss gode momenter å jobbe videre med.

«Språk i embets medfør / Språk på jobben»

Språkundersøkelsen «Språk i embets medfør / Språk på jobben» er laget i samarbeid med Sissel Motzfeldt fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og ble sendt ut til alle ansatte hos Fylkesmannen i Finnmark i oktober 2010. Målet med undersøkelsen var å kartlegge våre holdninger til språk, tekst og skriving, hvilke tekster vi synes er vanskeligst å skrive og hva som gjør dem vanskelige, samt hva som kan gjøre oss til bedre skribenter.

Spørsmålene delte vi opp i fem temaer: bakgrunn, påstander om språk, de vanskelige tekstene, språkveilederne våre og ønsker og behov. Til slutt oppfordret vi alle til å komme med andre kommentarer, tanker eller ideer de måtte ha til klarspråk og klarspråksarbeid.

Svarprosenten på undersøkelsen ble 55 – lavere enn vi ventet og håpet. Dette senker kvaliteten på dataene. Det er også grunn til å tro at de som tok seg tid til å svare på undersøkelsen, er de som i utgangspunktet er positive til klarspråksarbeidet, og at resultatet dermed er mer «positivt» enn det som er realiteten. Likevel – for enkelte svaralternativer er prosentandelen så høy at man kan anta at dette er oppfatninger som gjelder for hele embetet. Det er stor enighet på tvers av fagavdelinger og fagbakgrunn om hvilke tekster som er de vanskeligste, hva som kan lette arbeidet med klart språk og hva man trenger for å bli en bedre skribent. Dette gir føringer for hvilken retning klarspråksarbeidet hos oss bør ta, og hva et språkkurs som skal passe for alle, bør inneholde.

Resultatene

Vi har fastgrodde oppfatninger av hva «forvaltningsspråk» er eller bør være, til tross for at vi kan ha problemer med å forstå det selv.  Vi mener at arbeidet med klart språk er både viktig og nødvendig, men synes det er vanskelig å endre den skrivestilen vi har lært oss bruke. Vi har lett for å reprodusere det tunge språket oppdragsgiverne våre bruker, og vi sliter med å formidle lover og regler på en forståelig måte.

Vi tar etter hverandre og reproduserer det tunge språket i lover, regler, forskrifter og brev fra sentralt hold

94 prosent er mest opptatt av at mottakeren skal forstå innholdet. 62 prosent mener at vi legger vekt på å skrive klart og tydelig, og nesten 56 prosent mener at nærmeste leder er opptatt av klart språk. Selv om godt over halvparten altså mener at vi er opptatt av klart språk, er 45,1 prosent uenige i påstanden om at de som nyansatte opplevde språket hos Fylkesmannen som enkelt og forståelig.

Vi er opptatt av at mottakeren skal forstå, men fortsetter likevel å reprodusere det tunge og uklare forvaltningsspråket. Skriver vi på autopilot?

«Kan noen ganger være en utfordring å skrive klart språk når man har de dårlige vanene i forvaltningsspråket i fingrene.»

51 prosent sier at de sjelden er usikre på hvordan de skal formulere seg, og bare 49 prosent skulle ønske de var flinkere til å skrive klart og forståelig.  80 prosent mener likevel at klarspråksarbeid er nødvendig hos oss.

I tillegg til at vi sliter med å endre språket vårt, har vi en oppfatning av at korrekt språk ikke samtidig kan være klart. Der spiller de mange lovene, reglene og forskriftene er stor rolle. Mange uttrykker at de synes språket i disse tekstene er uklart og tungt.

Totalt sett er det kun 13,7 prosent som oppfatter språket i lover, regler og forskrifter som klart og tydelig. Over 45 prosent er enige i at språket i lover, regler og forskrifter er så uklart/tungt at det blir vanskelig å skrive klart og tydelig når de skal videreformidle innholdet. Det samme gjelder brev fra departementer og direktorater. 37 prosent mener at språket er uklart/tungt, og at det er med på å gjøre det vanskelig for dem å skrive klart og tydelig når de skal videreformidle informasjonen.

«Vanskelig å omsette det tunge språket i lovverket til formuleringer som folk flest kan forstå.»

Som svar på spørsmålet «Hva har du mest problemer med når du skriver?» er det formuleringer, struktur/disposisjon og ordvalg som trekkes frem.  

Vi er redde for at klart språk gjør tekstene mindre faglige korrekte

I kommentarene trakk mange frem at de synes det er vanskelig å finne balansen mellom et korrekt språk og et klart språk, og at de er usikre på hvilken form de skal bruke avhengig av hvem mottakeren er.

«Kombinasjonen faglig rett og kort og konsist går sjelden hånd i hånd.»

I klagebehandling er balansen mellom lov, fag og forståelse problematisk.

«Vanskelig med avveining mellom presishet i forhold til regelverk og/eller store mengder info og behovet for å skrive tydelig og enkelt.»

«Det er jo å få budskapet tydelig og forståelig uten at det faglige/juridiske innholdet blir svekket.»


Av vanskelige tekster scorer artikler til Internett høyt. Mange sier at de sliter med det de kaller tabloide krav til nettekster.

«Det er vanskelig å kombinere et presist språk med nettets tabloide krav.»

«Vanskelig å gjøre innholdet interessant.»

Vi tror at oppdragsgiverne våre har en forventning om at vi skal skrive byråkratisk

Flere sier også at de har inntrykk av at brev til direktorater og departementer krever et formelt forvatningsspråk.

«Har inntrykk av at det kreves en annen måte å skrive på. Formelt og korrekt».

Vi har behov for kurs, gode språkveiledere og eksempeltekster

Av ønsker og behov ligger tilgang til gode eksempeltekster, flere gode brevmaler og klarere retningslinjer for hvordan man bør skrive, høyt på lista. Mange er også positive til flere skrivekurs, og de mest populære temaene blant alternativene vi satte opp, var: Å skrive for leseren, Effektiv skriving, Retorikk i forvaltninga og Å skrive for nett. Fylkesmennenes språkveileder og vår «interne» veileder for nettspråk er det mange som ser på som nyttige, men resultatene viser også at disse veilederne må gjøres bedre kjent på huset.

Resultatene av undersøkelsen sett under ett viser at vi må jobbe mye med holdninger til språk og tekst hos oss. Dette kommer ikke som noen overraskelse, men bekrefter at det er lurt å innvie nyansatte i betydningen av begrepet klarspråk så tidlig som mulig.

Videre

Språkrådet har hjulpet oss med å legge grunnlaget for språkkurset vi jobber med nå. Vi har fortsatt noe rådgivning til gode og satser på å få kurset ferdig i løpet av våren 2011. Da er vi forberedt når det kommer storinnrykk av nyansatte utover høsten.

Vi har også funnet ut at det er et annet onde vi må ta ved roten: brevmalene våre. Vi kan ikke forlange at hver enkelt ansatt skal skrive om brevmalene til klarspråk hver gang de skal bruke dem, så vi skal sette sammen en gruppe som skal jobbe med det. Målsetningen for 2011 er å få klarspråk i minimum ti mye brukte brevmaler.

Du finner lenke til spørreundersøkelsen i høyremargen.

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter