Automatisk oppfølging

(28.7.2009) En ansatt i en fylkeskommune har sendt oss denne tåkedotten. 

Innsenderen skriver: «Like over nyttår i år sendte en fylkeskommune ut et skriv om en forestående organisasjons- og arbeidsmiljøundersøkelse. Hensikten var blant annet å forklare hva undersøkelsen skulle bli brukt til. Skrivet ble sendt alle ansatte i fylkeskommunen. Dels kunne vel innholdet i skrivet forstås, men følgende passus hadde jeg store problemer med:

Oppfølgingsarbeidet skjer gjennom system for kvalitetsutvikling og de verktøy som tilhører og håndteres i tråd med årshjul. Oppfølgingsarbeidet (forbedringstiltak/kvalitetsdokument) iverksettes som resultat av virksomhetens korrigeringsplan ut fra en samlet analyse av virksomhetens utfordringer.

Senere oppdaget jeg at formuleringen var hentet fra et annet dokument, som var stilet til en del ledere i fylkeskommunen. Det er mulig disse har terminologien mer på plass, men det slo meg at en av virksomhetens virkelige utfordringer må være å iverksette en korrigeringsplan for kvalitetsdokumenter. Det kan da neppe være god kvalitet å snakke langt over hodet på sine underordnede?»

Redaksjonens kommentar

Vi er enige med innsenderen. Formuleringen i skrivet er gjennomført upersonlig, og det kommer slett ikke fram hvem som har ansvaret for hva. Oppfølging skjer og iverksettes, og verktøy håndteres, tilsynelatende av seg selv. Når vi skal informere og instruere noen, må vi være tydelige. Vi bør unngå passiv og heller fortelle hvem som skal gjøre hva, og vi bør bruke konkrete verb i stedet for ulne substantiver. For vi vil vel ha resultater, vil vi ikke?

Her finner du flere skriveråd.

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter