Utlendingsnemndas skriveverksteder

Utlendingsnemnda (UNE) har fått støtte av Difi til å arrangere skriveverksteder vinteren 2014–2015. Her er deres erfaringer og råd.

Rapporten er skrevet av Utlendingsnemnda.

Dette har vi gjort

På skriveverkstedene har vi jobbet med språk og struktur i UNEs vedtak. Vi har tatt for oss både enkeltdeler av tekster (såkalte nicks og maltekst) og den overordnede strukturen i et avslagsvedtak. De språklige og strukturelle grepene har overføringsverdi til andre av UNEs vedtak.

Resultatet av prosessen er

  • et eksempelvedtak i klarspråk
  • en oversikt over de språklige prinsippene vi har fulgt i tekstene
  • en ordliste over ord vi bør være oppmerksomme på hvordan vi bruker
  • en oppsummering av de strukturelle endringene vi har foreslått for utvisningsvedtak
  • en nicks i ny språkdrakt

Slik har vi jobbet

14 fagpersoner fra UNE har vært med på skriveverkstedene. Malgruppen i UNE har hatt en sentral rolle. Tonje Bruun har ledet arbeidet fra UNEs side, og en språkkonsulent har bistått oss i prosessen.

Slik organiserte vi arbeidet:

  • Arbeidsgruppen møttes til tre skriveverksteder der vi diskuterte viktige klarspråksprinsipper og konkrete utfordringer ved tekstene.
  • Mellom skriveverkstedene jobbet arbeidsgruppen med å skrive om tekstene. Deretter sendte gruppen tekstene til språkkonsulenten for å få innspill.
  • Arbeidsgruppen delte seg i grupper på fire–fem personer som fikk ansvar for sine deler av tekstene. Alle gruppene hadde en leder som tok ansvaret for å koordinere arbeidet.
  • Vi startet med språklige detaljer og formuleringer i nickene. Deretter jobbet vi med helheten, strukturen og tekstbindingen i eksempelvedtaket.

 

Erfaringer vi har gjort oss om skriveverkstedet som metode

For å få mest mulig nytte av arbeidet ønsket vi å gjennomgå et betydelig antall nicker som tilhører én sakstype, slik at store deler av et helt vedtak ville bli revidert i tråd med klarspråkprinsippene. Vi har derfor jobbet med ganske store tekstmengder i denne prosessen, og vi har erfart at det derfor ikke blir rom for å diskutere alle deler av teksten i detalj. 

Å arbeide med nicker er spesielt utfordrendefor alle deltakerne i arbeidet fordi det å skrive om tekstbrokker gir liten oversikt over helheten.

Det er utfordrende å finne konkrete løsninger i selve arbeidsmøtene når gruppen er såpass stor. Fordelen ved at mange deltar i prosessen, er at det blir bredere forankring og god faglig kvalitetssikring.

Vi fant fram til en arbeidsmåte der arbeidsgruppen kom med forslag til omskrivinger som språkkonsulenten deretter ga innspill til. To av grunnene til det var at tekstene var såpass utilgjengelige for en utenforstående på grunn av måten de flettes sammen på, og at det ikke var selvsagt hva som skulle vektlegges faglig i hver enkelt tekstdel når tekstene skulle revideres.

Hvis arbeidsgruppen blir involvert i det konkrete skrivearbeidet utenom verkstedene, blir det trolig enklere å kvalitetssikre de nye tekstutkastene faglig og ta dem i bruk etter at prosessen er ferdig – og forhåpentlig kan dette veie opp for den tiden arbeidsgruppen har brukt.

Vi har også erfart at de tekniske løsningene i UNE setter grenser for hvilke endringer vi kan gjøre. Det gjelder særlig strukturen, f.eks. utformingen av overskriften og mellomtitlene, og hvordan de ulike tekstdelene bindes sammen.

Dette har vi lagt vekt på i tekstene – sentrale prinsipper

Vi har lagt vekt på innspillene fra UNEs brukere som kom fram i testingen av familieinnvandringsvedtak høsten 2014. Det viste seg at disse innspillene i stor grad samsvarte med de språkfaglige innspillene språkkonsulenten hadde til tekstene.

Fagspråk og intern sjargong

Det er viktig å skille mellom fagspråk og intern sjargong. De presise faguttrykkene trenger vi i tekstene. Den interne sjargongen er skapt av skrivetradisjoner som ikke bidrar til å gjøre tekstene mer korrekte eller presise (passivt språk og formuleringer som «UNE bemerker»).

Skal innholdet i tekstene være tilgjengelig for klageren, må flere av faguttrykkene forklares eller settes i en sammenheng der det kommer tydelig fram hva de går ut på. Et eksempel på et svært sentralt faguttrykk som er vanskelig å forstå for ikke-fagfolk, er «forholdsmessighetsvurderingen». Vi har jobbet mye i vedtaket med å få fram hva som ligger i dette. I tillegg har vi forklart en del faguttrykk i teksten og samlet en liste over faguttrykk vi bør være oppmerksomme på. Vi har også en del steder valgt å legge til «i lovens forstand» (Klageren har ikke tilknytning til Norge «i lovens forstand») for å få tydelig fram at uttrykket i en spesifikk faglig sammenheng har en presis definisjon som kan skille seg fra allmenn oppfatning.

Struktur

Vedtaket må ha en tydeligere struktur med en mer informativ overskrift og mer informative mellomtitler. Punktlister kan også være et godt virkemiddel for å få fram informasjon.

Det må komme en oppsummering i starten av vedtaket som får fram den informasjonen som er viktigst for klageren. På førstesiden må det komme klart fram hva vedtaket går ut på, hvilke konsekvenser vedtaket får for klageren, og hvorfor konklusjonen er blitt som den er blitt.

Overskriften må være så konkret og spesifikk som mulig. Det er en stor utfordring i dag at systemet ikke legger til rette for å tilpasse overskriften til hvert enkelt vedtak.

Leseren må få mer leseveiledning underveis som viser hvilken informasjon som kommer. Det må blant annet bli tydelig hva forholdsmessighetsvurderingen går ut på, og at vedtaket består av to hoveddeler (utvisning og registrering i SIS): I dette vedtaket vurderer UNE først om klageren skal utvises, og deretter om h*n skal registreres i Schengen informasjonssystem (SIS).

Vedtaket bør ha en tydelig konklusjon. Slik vedtaket fremstår i dag, er Konklusjon en mellomtittel under forholdsmessighetsvurderingen. Det gir ikke er riktig bilde av resultatet i vedtaket. Vi har valgt å lage en ny mellomtittel til slutt i vedtaket som heter Vedtakets konklusjon og konsekvenser for å tydeliggjøre UNEs konklusjon og hva det innebærer for klageren.

Tekstflyt og henvisninger

Det må bli bedre sammenheng i vedtaket. Et avsnitt må bestå av mer enn én setning, og overgangen mellom avsnittene må være god.

Vi må være kritiske til hvilke henvisninger som skal med i tekstene, og hva henvisningene betyr for forståelsen av innholdet. Vi må være oppmerksom på at setningene kan bli tunge hvis vi innleder dem med henvisninger, og på at uttrykk som jf. og i henhold til kan virke fremmede for klageren.

Mottakerperspektivet

Det er mange mottakere å ta hensyn til i prosessen. Vi ble enige om at det er klageren som bør være hovedmottakeren av vedtakene våre. Det er nemlig den personen som blir direkte berørt våre avgjørelser, og det er han/hun som er part i saken. Det at vi skriver slik at klageren forstår, utelukker ikke at vi skriver vedtakene med en juridisk presisjon slik at de står seg i retten. For advokatene har det også noen fordeler at vedtaket er skrevet i et klart og tydelig språk – da blir det f.eks. enklere å lese teksten direkte opp uten å måtte bruke tid på å tilpasse den. Vi har likevel ikke valgt å rette teksten direkte til klageren ved å bruke du (slik UDI har vedtatt å gjøre i sine vedtak framover), men klageren og utlendingen. Vi har valgt å bruke klageren der teksten er rettet direkte til klageren. Utlendingen har vi brukt der det er vist til utlendinger generelt i en utlendingsrettslig kontekst. Utlending forstås som enhver som ikke er norsk statsborger, slik det står i utlendingsloven. Vi vil heller ikke bruke vi fordi det kan virke rart i saker der beslutningsformen er nemndlederen alene. Vi skriver heller UNE.

Disse språklige retningslinjene har vi fulgt i tekstene

  • Luk ut sjargong – gjør det enkelt der det er mulig, og bruk ord som er kjent også utenfor fagmiljøet.
  • Behold de presise faguttrykkene, men forklar og introduser uttrykkene der det trengs.
  • Kutt ut ord og begreper som tar opp plass unødig (f.eks. fyllordet bemerker)
  • Unngå passivt språk der det finnes et godt aktivt alternativ.
  • Ikke gjør setningene mer kompliserte enn nødvendig.
  • Unngå å starte en setning med en henvisning.
  • Vurder om noen av henvisningene kan kuttes ut eller kortes ned.
  • Prøv å unngå avsnitt som består av én eller to setninger – slå sammen det som henger sammen.
  • Unngå nakne substantiver (skriv klageren skal …, ikke klager skal …).
  • Bruk dobbel bestemmelse (skriv i denne saken, ikke i denne sak).
  • Vær bevisst på hvilken effekt variasjon og konsekvens har på teksten. (Brukerne i testingen ga f.eks. uttrykk for at det var forvirrende at utlendingsforskriften og forskriften ble brukt om hverandre).

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter