Erfaringer fra skriveverksteder i Sjøfartsdirektoratet 

Sjøfartsdirektoratet mottok i 2014 midler fra Difi til å holde skriveverksteder om juridiske tekster. Vinteren 2015 hadde vi en rekke skriveverksteder sammen med en innleid språkkonsulent.

Teksten er skrevet av Sjøfartsdirektoratet.

Bakgrunn

Sjøfartsdirektoratet forvalter et omfattende forskriftsverk, og vi har de siste årene arbeidet med et stort prosjekt som har som formål å forenkle forskriftsverket og harmonisere det med internasjonale konvensjoner som vi gjennomfører. Det arbeider ca. 25-30 jurister i Sjøfartsdirektoratet, og av disse jobber 10 i en egen regelverksavdeling og har regelverksutvikling som en stor del av sitt arbeidsområde.

Regelverket vårt har en bred målgruppe, og både profesjonelle aktører og privatpersoner må forholde seg til våre forskrifter. Innholdet i forskriftene er ofte svært teknisk, og det er derfor viktig at vi utformer regelverket så klart og forståelig som mulig.

Vi valgte derfor å behandle et utkast til en ny forskrift på verkstedene. Teksten vi jobbet med i verkstedene, var et utkast til ny forskrift om måling av skip (måleforskriften), siden denne forskriften skulle revideres og sendes ut på høring i mars 2015. Selv om vi ikke skulle lage nye regler, måtte vi bruke tid på å avdekke hva reglene faktisk sa, undersøke om regelen gjaldt fremdeles, og finne klarere og bedre språklige formuleringer.

Målet med skriveverkstedet

Målet var å få en så klar tekst som mulig uten at det gikk på bekostning av jussen og det faglige innholdet. Vi jobbet med å få en ryddig struktur, så oversiktlige setninger som mulig og så konkrete formuleringer som mulig.

Slik jobbet vi

Når en forskrift skal revideres, pleier vi å ha møter der vi gjennomgår forskriften paragraf for paragraf. Det gjorde vi også denne gangen. Med på verkstedene var fire jurister, to oversettere fra regelverksavdelingen og en innleid språkkonsulent. Språkkonsulenten hadde på forhånd språkvasket forskriften, og gruppen gjennomgikk språkvasken paragraf for paragraf.

Vinteren 2015 hadde vi to verksteder à to timer og to verksteder à fire timer. I tillegg startet og avsluttet vi verkstedene med et møte der alle juristene fra regelverksavdelingen deltok.  På det første møtet var temaet en generell orientering om klarspråk i lovtekster. På det siste møtet oppsummerte vi arbeidet fra verkstedene og revideringen av Sjøfartsdirektoratets forskriftsveileder. Under revideringen av forskriftsveilederen tok vi blant annet utgangspunkt i erfaringene fra skriveverkstedene.

Vår erfaring med arbeidsformen skriveverksted

Vi har gode erfaringer med skriveverksteder, og det kan bli aktuelt å videreføre denne arbeidsformen senere.

Språklige endringer – oppsummering av språkarbeidet

a) Forklare faguttrykk eller ikke?

Måleforskriften tar for seg et fagområde som få kjenner til og har bruk for. Noen formuleringer vil derfor virke fremmede og fagtunge for de fleste, men klare og ryddige for dem som skal bruke forskriften. I måleforskriften er det en del begreper som nok er ukjente for mange, men som likevel ikke er forklart, for eksempel «kjølstrukket», «spanteriss» og «segregerte vannballasttanker».

Det er flere grunner til at vi valgte å ikke forklare faguttrykkene:

  1. De fleste faguttrykkene er kjente for dem som bruker forskriften.
  2. Skulle vi forklart, skrevet om eller eksemplifisert alle relevante faguttrykkene, ville forskriften blitt en uklar, lite brukervennlig, omstendelig og lang tekst.
  3. Dette handler om å tilpasse teksten til målgruppen. Hadde dette vært en forskrift med en stor målgruppe uten særskilte forkunnskaper, for eksempel forskrift om flyteutstyr om bord på fritidsfartøy, måtte vi ha valgt en annen tilnærming

b) Stramme opp teksten og luke ut overflødig innhold

Det som står i en lov eller forskrift, må være riktig og relevant, ellers blir ikke språket godt. Eksempelet nedenfor er fra § 3 i forskriften. Poenget her var å få fram at skip og flyttbare innretninger skal ha målebrev, og at målebrevet skal oppbevares om bord.

Gammel versjon – innholdet og setningene i § 3 Måleplikt

Kommentarer til innholdet i paragrafen

«Norske skip med største lengde lik 15 meter eller mer er målepliktige.»

Forskriften gjelder skip som har største lengde 15 meter eller mer. Dermed er det overflødig å ha med lengdeangivelsen her også.

«Eier er ansvarlig for at skipet utstyres med målebrev.»

Dette følger av skipssikkerhetsloven og trenger ikke å være med her. Skipssikkerhetsloven bruker dessuten begrepet «rederi» og ikke «eier».

«Målebrevet skal oppbevares om bord.»

Dette skal med.

«Flyttbare innretninger som er registreringspliktige etter sjøloven skal måles etter reglene i denne forskriften så langt de passer.»

Alle flyttbare innretninger som er registreringspliktige etter sjøloven, skal ha målebrev. Derfor er det overflødig å ha med dette.

Ny versjon

§ 3 Målebrev

Skip og flyttbare innretninger skal ha målebrev.

Målebrevet skal oppbevares om bord.

c) Skape oversiktlige setninger

Å sette punktum handler blant annet om å gi leseren pauser og om å gjøre det lettere for leseren å ta til seg momentene i en paragraf. Det var ikke veldig lange setninger i forskriften. Noen steder trengtes det likevel et ekstra punktum, eller vi måtte skrive om for å gjøre innholdet mer oversiktlig.

Gammel versjon

Ny versjon

Skip som er kjølstrukket før 18. juli 1994 kan inntil det endres, ombygges eller øker dypgang slik at tonnasjene endres med mer enn 1 prosent, ha anført sikkerhetstonnasje i anmerkningsrubrikk i Internasjonalt Målebrev (1969).

 

Skip som er kjølstrukket før 18. juli 1994, kan ha sikkerhetstonnasje ført inn i anmerkningsrubrikken i internasjonalt målebrev (1969). Sikkerhetstonnasjen slettes dersom skipet endres, bygges om eller øker dypgangen slik at tonnasjene endres med mer enn 1 prosent.

Skipets nettotonnasje er 40 prosent av bruttotonnasjen etter første ledd, avrundet ned til nærmeste hele enhet.

Nettotonnasjen er 40 prosent av bruttotonnasjen. Tonnasjene avrundes ned til nærmeste hele tall.

En setning blir ofte tung hvis det kommer mye informasjon før hovedverbet. Det kan hjelpe å endre ordrekkefølgen, slik at subjektet og verbalet kommer tidlig i setningen.

Gammel versjon

Ny versjon

Dersom skip som nevnt i første ledd endres eller ombygges slik at bruttotonnasjen i henhold til 1947-konvensjonen økes eller reduseres med mer enn 1 prosent, skal målebrevet anses ugyldig og skipet må ommåles.

Skipet må måles på nytt dersom det endres eller bygges om slik at bruttotonnasjen etter 1947-konvensjonen økes eller reduseres med mer enn 1 prosent.

 

d) Bruke bestemt form av substantivet

Når vi formulerer oss muntlig, bruker vi ofte bestemt form av substantivet. Det gjør setningen mer konkret.

Gammel versjon

Ny versjon

Denne forskrift trer i kraft

Forskriften trer i kraft

Før målebrev utstedes, må skipet være merket i henhold til forskrift XXXXX ...

Før målebrevet utstedes, må skipet være merket etter reglene om merking av skip ...

e) Sette inn tydelige henvisninger

Når vi henviser til andre ledd i en paragraf, bør vi skrive hva selve henvisningen gjelder, se det første eksempelet i tabellen nedenfor.

Vi skal unngå å bruke henvisninger som peker tilbake på et foranstående objekt. Se eksempelet i tabellen nedenfor. Da slipper leseren å gå langt tilbake i setningen – og i verste fall måtte lese den på nytt – for å finne ut hva det henvises til.

Gammel versjon

Ny versjon

bruttotonnasje som nevnt i andre ledd

den reduserte bruttotonnasjen

Påtegnet kopi av utenlandsk målebrev er gyldig i tre måneder etter at registrering i Skipsregistrene har funnet sted, og skal oppbevares om bord.

Påtegnet kopi av utenlandsk målebrev er gyldig i tre måneder etter at skipet er registrert i norsk skipsregister, og kopien skal oppbevares om bord.

f) Vurdere når verb bør brukes i stedet for substantiver

Lover og forskrifter inneholder mange substantiveringer. En substantivering er et substantiv som er dannet av et verb + endelsen -ing eller -else. For mange slike substantiveringer kan gjøre teksten tung. Vi bør derfor vurdere om vi kan løse opp med verb – da vil teksten bli lettere å lese.

Gammel versjon

Ny versjon

 § 11 Merking av skip som vilkår for utstedelse av målebrev (overskrift)

§ 11 Merking av skip som vilkår for å få utstedt målebrev (overskrift)

Ved innførsel fra utlandet skal søknad om målebrev framsettes senest […]

Ved innflagging skal rederiet søke om målebrev senest […]

Påtegnet kopi av utenlandsk målebrev er gyldig i tre måneder etter at registrering i Skipsregistrene har funnet sted […]

Påtegnet kopi av utenlandsk målebrev er gyldig i tre måneder etter at skipet er registrert i norsk skipsregister […]

Vi bør også unngå å komprimere for mange av verbene i teksten. Selv om bøyde, korte verb kan framstå som småord, er de viktige for å uttrykke handlingen i setningen.

Gammel versjon

Ny versjon

Norge anerkjenner målebrev utstedt etter 1969-konvensjonen for skip registrert i flaggstater som har ratifisert 1969-konvensjonen.

Norge anerkjenner målebrev som er utstedt etter 1969-konvensjonen, for skip som er registrert i flaggstater som har ratifisert 1969-konvensjonen.

g) Bruke oppdaterte ord

For at teksten skal bli så tilgjengelig som mulig, er det viktig å bruke oppdaterte og moderne ord når man kan.

Gammel versjon

Ny versjon

I enkelttilfeller kan Sjøfartsdirektoratet etter skriftlig søknad fravike forskriftens krav.

I enkelttilfeller kan Sjøfartsdirektoratet etter skriftlig søknad gi dispensasjon fra forskriftens krav.

på eiers anmodning kan det

rederiet kan kreve

Andre endringer

Anførselstegn eller kursiv ved begreper?

I Sjøfartsdirektoratets regelverk skal begreper fra nå av bare stå i anførselstegn, ikke i kursiv.

Bruk av faste formuleringer

I forskriften brukes ofte formuleringer som «største lengde 15 meter». Dette er faste formuleringer som går igjen i annet regelverk og andre dokumenter fra Sjøfartsdirektoratet, blant annet finner vi dem i skipssikkerhetsloven og byggeforskriften.

Sist oppdatert: 8. september 2015

Del denne siden

Del på Facebook Del på Twitter